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秘書(shū)寫(xiě)好材料從做好筆記開(kāi)始
秘書(shū)新手，常常感到做文字的苦尤甚之，一是不知如何下筆，二是經(jīng)常推翻重寫(xiě)，三是反復(fù)推翻重寫(xiě)后領(lǐng)導(dǎo)仍舊不滿(mǎn)意，惶惶不知如何動(dòng)筆。聽(tīng)聞不少才子，材料寫(xiě)得文采斑斕，氣勢(shì)磅礴，可是總是被退回重改，三番五次，不免感嘆難遇伯樂(lè)，最后怨氣連天、消極怠工。
其實(shí)公文材料是表達(dá)領(lǐng)導(dǎo)思想，體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)性，展現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)采的重要載體，是命題作文，常言道“三分匠人、七分主人”，這就決定了材料受命于誰(shuí)，文章思維和特征就要服從于誰(shuí)，這是秘書(shū)寫(xiě)材料的首要原則。如果對(duì)領(lǐng)導(dǎo)意圖體會(huì)有誤，體現(xiàn)不準(zhǔn)，又或者把自己的想法強(qiáng)加于文稿內(nèi)，那么即便寫(xiě)得洋洋灑灑，堪比李杜，這樣的稿件還是會(huì)被全盤(pán)否定。因此，體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的意圖是處理好文稿的前提。
此外，每個(gè)領(lǐng)導(dǎo)都有他講話(huà)的風(fēng)格和特點(diǎn)，講話(huà)稿應(yīng)充分體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)特點(diǎn)，與領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格充分對(duì)接，領(lǐng)導(dǎo)看這樣的材料才順心，讀起來(lái)才順口，才能夠緊緊地抓住聽(tīng)眾，引起聽(tīng)眾強(qiáng)烈的共鳴，從而使講話(huà)化作聽(tīng)眾的意愿和自覺(jué)行動(dòng)，成為促進(jìn)工作目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的強(qiáng)大動(dòng)力。一個(gè)會(huì)寫(xiě)材料的秘書(shū)面對(duì)新領(lǐng)導(dǎo)一定會(huì)向領(lǐng)導(dǎo)以前的秘書(shū)討要領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)稿，細(xì)心揣摩領(lǐng)導(dǎo)的講話(huà)風(fēng)格和特點(diǎn)。突出領(lǐng)導(dǎo)的說(shuō)話(huà)風(fēng)格是處理好文稿的基礎(chǔ)。把握好這兩點(diǎn)，材料基本就不會(huì)有大返工了，那么要怎么做好這兩點(diǎn)呢？最好的方法就是認(rèn)真做好筆記，這個(gè)看似很笨的做法卻是寫(xiě)好材料的佳徑。公文寫(xiě)作關(guān)鍵是把握虛實(shí)結(jié)合，“虛”就是定位要準(zhǔn)，對(duì)當(dāng)前形勢(shì)，當(dāng)前問(wèn)題研判要準(zhǔn)，站位要高，“實(shí)”就是有實(shí)例，有對(duì)策、出實(shí)招。這“虛實(shí)”兩方面的素材都可以通過(guò)記筆記獲得。
怎樣才能做好筆記呢？說(shuō)難不難。要準(zhǔn)備固定的筆記本，如果筆記東一頁(yè)，西一頁(yè)，那么就算記得再好也枉然；同時(shí)筆記本要盡可能隨身攜帶，不但開(kāi)會(huì)要記，調(diào)研或檢查工作時(shí)講的意見(jiàn)，所關(guān)注的典型也要一并記下，秘書(shū)工作很忙，要盡可能省下回來(lái)謄寫(xiě)的二次功夫。同時(shí)記筆記的時(shí)候，要清楚地記下時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議名稱(chēng)，參會(huì)人員。
記錄的方式也分很多種，有的是將領(lǐng)導(dǎo)的要點(diǎn)摘要記一記，有的是將領(lǐng)導(dǎo)的話(huà)通過(guò)自我判斷后歸納性記一下，有的是機(jī)械式全盤(pán)記下。如果是新手，最好的記筆記方式就是原原本本將與工作相關(guān)的講話(huà)記下來(lái)，同時(shí)，將會(huì)議上關(guān)鍵性的觀念或者問(wèn)題標(biāo)注出來(lái)，回頭整理、查閱也比較輕松。
為什么要原原本本地記下來(lái)呢？常言道，“好記性不如爛筆頭”，只有通過(guò)一遍遍的“聽(tīng)”和“記”，才能熟悉并強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)風(fēng)格和思維模式，才能對(duì)領(lǐng)導(dǎo)日常談?wù)摰闹匾悸泛陀^點(diǎn)連貫思索，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的思想情況會(huì)有系統(tǒng)、整體的理解，寫(xiě)他的材料才能快速完成角色轉(zhuǎn)換�？赡苊貢�(shū)在記錄的時(shí)候還有這樣的困惑：有的觀點(diǎn)，領(lǐng)導(dǎo)在這個(gè)會(huì)上提過(guò)，在那個(gè)場(chǎng)合也說(shuō)過(guò)，這些話(huà)要不要記下來(lái)？筆者認(rèn)為，能記下來(lái)還是盡可能記下來(lái)，這些反復(fù)強(qiáng)調(diào)的事情，往往是領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)過(guò)深思熟慮的精辟論斷，也是下階段工作的方向和重點(diǎn)，雖然講話(huà)有些內(nèi)容是一樣的，但每次講話(huà)場(chǎng)合不一樣，面對(duì)聽(tīng)眾不一樣，要求不一樣，具體程度不一樣。此外，領(lǐng)導(dǎo)在會(huì)上提到的例子也要盡可能記下來(lái)，那些例子都可能成為今后材料有力的佐證，當(dāng)然領(lǐng)導(dǎo)在提到這些案例的時(shí)候，數(shù)據(jù)可能都是個(gè)概數(shù)，如果秘書(shū)順藤摸瓜，補(bǔ)充完善，為領(lǐng)導(dǎo)提供更為詳實(shí)和準(zhǔn)確的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，領(lǐng)導(dǎo)肯定會(huì)對(duì)其青睞有加。記筆記的終極目的是寫(xiě)好材料，秘書(shū)除了要在會(huì)上記好筆記，會(huì)后要及時(shí)整理筆記，歸納筆記，這樣以后找材料信手拈來(lái)，省下很多功夫。同時(shí)要學(xué)會(huì)利用筆記，將領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)的中心思想歸納成有指導(dǎo)意義，讀來(lái)瑯瑯上口，易懂好記的詞句。
總之，記筆記不但是一門(mén)苦力活，也絕對(duì)是一門(mén)技術(shù)活。秘書(shū)平時(shí)要善做有心人，學(xué)會(huì)從筆記中領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，挖掘大政方針、工作重點(diǎn)、典型經(jīng)驗(yàn)、面臨的形勢(shì)或當(dāng)前問(wèn)題等等，長(zhǎng)此以往，很快就能發(fā)現(xiàn)筆記成為自己的獨(dú)門(mén)秘笈，任何觀點(diǎn)和實(shí)例都有出處，屆時(shí)即便是臨時(shí)任務(wù)也能做到不慌不忙，工作也能達(dá)到事半功倍的效果。
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