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什么是項(xiàng)目會議管理
開會是一種正式溝通的渠道，項(xiàng)目經(jīng)理通過會議解決問題，安排工作，制定計(jì)劃和決策，是推動項(xiàng)目最終達(dá)成目標(biāo)的重要手段。因此，項(xiàng)目會議管理就變得十分的重要。那么什么是項(xiàng)目會議管理呢?一起來了解了解!
項(xiàng)目會議的類型與意義
(一)項(xiàng)目會議的類型
項(xiàng)目溝通中常用的項(xiàng)目會議有項(xiàng)目啟動會議、項(xiàng)目情況評審會議、項(xiàng)目問題解決會議、項(xiàng)目技術(shù)評審會議等。
(1)項(xiàng)目啟動會議
項(xiàng)目啟動會議是項(xiàng)目成立以后第一次召開的全體會議，它是項(xiàng)目實(shí)施前的內(nèi)部會議，由項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)籌備和主持，要求所有的項(xiàng)目利益者都應(yīng)參加會議。(如果沒有必要，客戶以及主管部門的管理人員可以不參加)。
項(xiàng)目啟動會議的目的是，為以后的項(xiàng)目會議樹立榜樣;為項(xiàng)目成員之間的相互了解和熟悉提供機(jī)會，為以后的合作打下基礎(chǔ);使項(xiàng)目成員全面深入地理解項(xiàng)目目標(biāo)、意義;明確項(xiàng)目經(jīng)理的權(quán)力職責(zé)范圍;明確項(xiàng)目成員的工作任務(wù)、工作崗位和職責(zé)范圍;統(tǒng)一項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)及利益相關(guān)者對項(xiàng)目的組織結(jié)構(gòu)、工作方式、管理方式等的認(rèn)識;討論項(xiàng)目工作的實(shí)施規(guī)則和項(xiàng)目實(shí)施中的管理控制方法;處理團(tuán)隊(duì)成員對現(xiàn)階段工作的意見，并盡可能將其解決。
項(xiàng)目啟動會議的內(nèi)容涉及到項(xiàng)目的基本情況(如目標(biāo)、意義、規(guī)模、完成時間等)、主要成果、管理制度、主要任務(wù)及進(jìn)度安排、項(xiàng)目所需資源的要求以及項(xiàng)目可能會遇到的困難及變化等。
(2)項(xiàng)目情況評審會議
項(xiàng)目情況評審會議是項(xiàng)目管理者獲得信息、解決問題以及了解項(xiàng)目進(jìn)展情況一種方式。召開項(xiàng)目評審會議的基本目的是通報(bào)項(xiàng)目進(jìn)展情況、找出問題和明確下一步的行動計(jì)劃。
項(xiàng)目情況評審會議的內(nèi)容涉及到：自上次會議后所取得的成績，即已實(shí)現(xiàn)的項(xiàng)目目標(biāo)和已完成的項(xiàng)目工作，以及以前會議決定要開展的活動的落實(shí)情況;以已完成的任務(wù)、實(shí)現(xiàn)的實(shí)際質(zhì)量和實(shí)際成本等方面的最新信息為基礎(chǔ)，與計(jì)劃指標(biāo)進(jìn)行比較，分析各種計(jì)劃的完成情況;明確項(xiàng)目實(shí)際工作和項(xiàng)目成本、質(zhì)量以及進(jìn)度方面與計(jì)劃要求之間的差異，這種差異可能是正的，也可能是負(fù)的，找出存在差異的原因;明確項(xiàng)目工作的發(fā)展變化趨勢，無論這種趨勢是如是壞，都必須明確，并在會議上進(jìn)行討論，以便項(xiàng)目可以按規(guī)定日期完成;根據(jù)項(xiàng)目的進(jìn)展情況和發(fā)展趨勢，分析預(yù)測項(xiàng)目完工日期和完成成本的情況，并結(jié)合項(xiàng)目目標(biāo)和計(jì)劃進(jìn)行比較分析，給出預(yù)測，各種需要采取的措施，最后要確定出下一步具體的行動計(jì)劃安排,注明每一項(xiàng)行動的負(fù)責(zé)人及預(yù)計(jì)的開始和完成日期。項(xiàng)目情況評審會議應(yīng)該定期召開,以便及早發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目進(jìn)展中存在的問題,防止危及項(xiàng)目目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的情況發(fā)生.會議同期根據(jù)會議的中心議題確定,可以是一周\一個月\一季度\一年。這種會議通常由項(xiàng)目經(jīng)理主持召開,會議成員一般包括項(xiàng)目項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的全部或部分成員以及項(xiàng)目業(yè)主/客戶或項(xiàng)目的上級管理人員。
(3)項(xiàng)目技術(shù)評審會議
不管何種項(xiàng)目都要召開項(xiàng)目技術(shù)評審會議，以確保項(xiàng)目業(yè)主/客戶同意項(xiàng)目提出的技術(shù)方案。不同專業(yè)領(lǐng)域的項(xiàng)目召開的技術(shù)評審會議會有所不同，但大數(shù)項(xiàng)目都會召開項(xiàng)目技術(shù)初步評審會和項(xiàng)目技術(shù)終審會議兩種技術(shù)評審會議。
項(xiàng)目技術(shù)初步評審會議是為了在項(xiàng)目開始之前或項(xiàng)目初期獲得客戶對設(shè)計(jì)方案符合技術(shù)要求的批準(zhǔn)，在項(xiàng)目初期或開始之前，項(xiàng)目承擔(dān)者完成最初的概念說明、圖形或流程圖設(shè)計(jì)后，由項(xiàng)目業(yè)主/客戶對項(xiàng)目的技術(shù)初步方案進(jìn)行的審批而召開的會議。
項(xiàng)目技術(shù)終審會議是為了在項(xiàng)目承擔(dān)者開始建設(shè)、裝配和生產(chǎn)項(xiàng)目交付物之前獲得項(xiàng)目業(yè)主/客戶對技術(shù)方案的批準(zhǔn)，在項(xiàng)目初期或開始之前，項(xiàng)目承擔(dān)已經(jīng)完成詳細(xì)設(shè)計(jì)和說明、各種圖形和報(bào)告格式準(zhǔn)備妥當(dāng)之后，由項(xiàng)目業(yè)主/客戶對最終技術(shù)設(shè)計(jì)方案進(jìn)行審批而召開的會議。
(4)項(xiàng)目問題解決會議
項(xiàng)目問題解決會議是當(dāng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目進(jìn)展中存在問題時召開的會議。在項(xiàng)目開始時，對于該種會議的主持者、參加者及召開時間等都應(yīng)當(dāng)設(shè)立相應(yīng)的規(guī)章和準(zhǔn)則。
項(xiàng)目問題解決會議通常涉及到以下內(nèi)容：描述和說明項(xiàng)目存在的問題;找出項(xiàng)目問題的原因和影響因素;找出解決項(xiàng)目問題的各種可行方案，并對這些方案進(jìn)行評價，從中選出最有可能或滿意的方案，作為解決項(xiàng)目問題的實(shí)施方案;最后，如果所選定的項(xiàng)目問題解決方案涉及計(jì)劃變更問題，則會議還需要對項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)行修訂，反之則結(jié)束會議。以上各項(xiàng)內(nèi)容都需要與會者共同討論，共同分析。
(二)項(xiàng)目會議的意義
項(xiàng)目會議是項(xiàng)目經(jīng)理溝通項(xiàng)目信息、跟蹤項(xiàng)目進(jìn)展、制定項(xiàng)目計(jì)劃、形成項(xiàng)目決策、解決項(xiàng)目沖突、確保項(xiàng)目按計(jì)劃順利進(jìn)行的有效手段。通過舉行項(xiàng)目會議，項(xiàng)目經(jīng)理可以與組織外部的客戶、供應(yīng)商、分承包商、政府機(jī)構(gòu)以及組織內(nèi)部的發(fā)起人、項(xiàng)目組成員、相關(guān)職能部門經(jīng)理等項(xiàng)目利益相關(guān)者進(jìn)行充分地、面對面地溝通，一方面可以幫助項(xiàng)目經(jīng)理全面了解項(xiàng)目的進(jìn)度、成本、質(zhì)量、工作任務(wù)的完成狀況，以及人員表現(xiàn)，客戶滿意度，項(xiàng)目執(zhí)行過程中暴露的問題和出現(xiàn)的沖突，另一方面也有助于項(xiàng)目經(jīng)理集思廣益，博采眾長，充分聽取各方面意見，從而為提升項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)士氣、進(jìn)行項(xiàng)目決策、解決項(xiàng)目沖突奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
項(xiàng)目會議管理的原則
進(jìn)行項(xiàng)目會議管理時應(yīng)該堅(jiān)持以下一些原則：(1)制定會議管理的政策;(2)會議應(yīng)在真正需要的時候召開，會議應(yīng)該解決一定的實(shí)際問題;(3)確定會議的目的，不召開無意義、無目的的“糊涂會”;(4)明確參加會議的人員，與會議議題無關(guān)的人員無需要參加會議;(5)準(zhǔn)備會議議程;(6)準(zhǔn)備會議材料;(7)嚴(yán)格遵守會議的開始是時間;(8)按議程進(jìn)行，提高會議效率;(9)鼓勵與會者的積極參與，發(fā)揚(yáng)民主，集思廣益;(10)掌握和控制會議，引導(dǎo)會議發(fā)言朝著結(jié)論進(jìn)行，避免會議跑題太遠(yuǎn);(11)會議不要超時，避免冗長的會議，在必須延長會議時間時，應(yīng)征得大家的同意;(12)結(jié)束時進(jìn)行總結(jié)，編寫會議記錄(或會議紀(jì)要)：(13)即使分發(fā)會議記錄與會議成果。
項(xiàng)目會議管理的具體措施
管理會議是一項(xiàng)很重要的管理功能。這包括計(jì)劃、組織、指導(dǎo)和控制。一個管理良好的會議是分享信息、明確方向和消除模糊的有效方式。它有益于協(xié)調(diào)團(tuán)隊(duì)成員的努力和對項(xiàng)目事項(xiàng)獲得即時反饋，提供了一種集體解決項(xiàng)目問題機(jī)遇的方式。會議主持人通過計(jì)劃、主持和引領(lǐng)會議，創(chuàng)造適當(dāng)?shù)膱F(tuán)隊(duì)氣氛。他/她必須明確對會議的期望。依據(jù)項(xiàng)目要達(dá)到的目標(biāo)，主持人必須指導(dǎo)、闡明、控制、總結(jié)和評估會議結(jié)果。如果主持人在會議上講得過多，會議可能會低效。主持人的影響取決于與會者對他/她要達(dá)到會議目標(biāo)努力的認(rèn)可度和他/她幫助與會者達(dá)到這些目標(biāo)的技能和效率。
會議可能是低效的或完全是浪費(fèi)時間的，特別是項(xiàng)目經(jīng)理犯下面一些常見的錯誤時：
召集太多或太少的會議;
在會前忽視分發(fā)會議日程;
沒能邀請有決策權(quán)的管理人員;
沒能與在會上做主要發(fā)言的人員協(xié)調(diào);
在瑣碎的事情上花費(fèi)了太多的時間;
沒能將活動任務(wù)分配給具體人員。
項(xiàng)目會議是否成功依賴于各種不同因素。這包括會議類型(嚴(yán)肅的還是自由的)、會議形式(正式的還是非正式的)、提前計(jì)劃的程度和主持人表現(xiàn)的權(quán)力水平。項(xiàng)目經(jīng)理必須意識到這些因素，并恰當(dāng)?shù)乩眠@些因素，以便有效地管理會議。下面就如何有效管理會議提供一些實(shí)用性指南。
充分計(jì)劃和良好管理的項(xiàng)目會議，可能會非常富有成效。就像下面將要討論的那樣，有效的會議管理發(fā)生在會議之前、會議期間和會議之后。
(1) 會議前。
按前面所論述的問答程序，決定會議是否確實(shí)需要。如需要，那么就要：
確定會議目標(biāo)，要把項(xiàng)目進(jìn)展或狀態(tài)評審與問題解決會議分開舉行;
為會議討論設(shè)定基本規(guī)則;
確定誰確實(shí)要參加，并只邀請這些人員;
盡早通知與會者會議的目標(biāo)、地點(diǎn)和時間;
事先分發(fā)會議日程;
列出要在會上涉及到的事項(xiàng)，并預(yù)演會上的發(fā)言;
按時開始和結(jié)束會議。
(2) 會議期間。
為了使會議盡量簡短，且富有成效，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：
制定具體時間限制，并堅(jiān)持這一時限;
會議一開始，就要明確會議的具體目標(biāo);
多從與會者處了解情況(聽?wèi)?yīng)多于講);
使會議按日程進(jìn)行，防止與會者“跑題”;
利用直觀教具幫助說明你的觀點(diǎn)，鼓勵其他與會者效仿;
就是否達(dá)成一致意見或仍然存在分歧，定時總結(jié)討論結(jié)果;
當(dāng)工作需要進(jìn)一步完成時，將工作分配給團(tuán)隊(duì)成員。
(3) 會議后。
當(dāng)然，絕大多數(shù)工作要在會議之外完成。因此，要跟蹤團(tuán)隊(duì)成員所分配的工作和分發(fā)準(zhǔn)確的會議記錄，并在下次會議上使用會議記錄，檢查工作結(jié)果。要保留會議記錄，特別是項(xiàng)目計(jì)劃、組織和評估會議的記錄。這些記錄要簡潔、清楚和具體。會議記錄可以包括下面內(nèi)容：
下次會議的時間、地點(diǎn)和說明;
這次會議的時間和地點(diǎn)，與會者名單及其在項(xiàng)目中擔(dān)任的角色;
討論的會議事項(xiàng);
已達(dá)成一致的決定和需要進(jìn)一步研究的問題;
活動事項(xiàng)和負(fù)責(zé)跟蹤及在下一次會議上向團(tuán)隊(duì)匯報(bào)的人員。
美國的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)表明，一個項(xiàng)目經(jīng)理一生中，平均大約八年的時間開會。在項(xiàng)目環(huán)境中，時間通常是很緊迫的，因此使用一些能使會議重點(diǎn)突出和富有成果的特殊方法是重要的。這可以通過確保主持人和與會者都能很好地扮演其角色來實(shí)現(xiàn)。下面是一些能使團(tuán)隊(duì)會議更富有成效的建議：
主持人的角色是設(shè)定期望，確保團(tuán)隊(duì)集中討論會議主題和避免偏離主題，并鼓勵團(tuán)隊(duì)成員積極參與。參與會增加團(tuán)隊(duì)成員對項(xiàng)目的接受和承諾。
與會者的角色是做好準(zhǔn)備，表現(xiàn)出自信和興趣，發(fā)言時不要“壟斷”討論。
幽默的角色是活躍會議氣氛，并可提升和指明團(tuán)隊(duì)的道德水準(zhǔn)。幽默要健康，即不要諷刺和指向任何團(tuán)隊(duì)成員。任何時候都要避免使用種族和性別偏見的幽默。中國的《讀者》和美國的《讀者文摘》上的幽默是為大眾廣泛接受的，可供參考。
如果要參加由別人召集的會議，項(xiàng)目經(jīng)理和職能經(jīng)理一樣可能都不喜歡這類會議。毫無疑問，良好組織的項(xiàng)目會議為項(xiàng)目成功提供了有效工具。但是，項(xiàng)目經(jīng)理有時可能利用電話，與團(tuán)隊(duì)成員私下討論或召開簡短的特別會議來解決一些很重要的問題。
項(xiàng)目經(jīng)理必須記住，好的項(xiàng)目會議本身并不是溝通的終點(diǎn)。項(xiàng)目經(jīng)理必須通過增加他/她們對結(jié)果的承諾水平，使團(tuán)隊(duì)成員遵從他/她們的承諾�？赡芡ㄟ^下表中所介紹的技巧來激勵這樣的承諾，以便能召開GREAT會議，即會議能使團(tuán)隊(duì)成員更有效和更富有成果。
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