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煙草商業(yè)企業(yè)采購管理內(nèi)部控制問題及加強建議探討論文
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摘要：
自《煙草企業(yè)采購管理規(guī)定》出臺以來，煙草商業(yè)企業(yè)采購管理質(zhì)量得到了顯著提升，但在某些方面仍存在一定問題，尤其是采購管理內(nèi)部控制方面有所欠缺。因此，本文針對煙草商業(yè)企業(yè)采購管理內(nèi)部控制問題展開探討，并提出加強內(nèi)控的建議。
關鍵詞：
煙草商業(yè)企業(yè)；采購管理；內(nèi)部控制；
引言：
采購管理對現(xiàn)代企業(yè)具有重要意義，其不僅關系到生產(chǎn)成本，更影響產(chǎn)品質(zhì)量。采購管理出現(xiàn)問題不僅會給經(jīng)營造成影響，甚至會使企業(yè)面臨資金風險與成本危機。因此，為規(guī)范采購管理，實現(xiàn)降本增效，煙草商業(yè)企業(yè)應加強采購管理內(nèi)控。
一、加強煙草商業(yè)企業(yè)采購管理內(nèi)部控制的重要性
1.節(jié)約經(jīng)營成本
煙草商業(yè)企業(yè)采購實行集中目錄采購及目錄外零星采購，主要分為與企業(yè)經(jīng)營有關的現(xiàn)代煙草農(nóng)用農(nóng)藥、地膜、化肥、包裝物、打包繩、篷布等煙用物資采購；與企業(yè)日常運行有關的設備及辦公用品等非煙用物資采購采購；與企業(yè)日常維護有關的安保、物業(yè)等勞務服務性采購。若采購存在問題，采購成本超出預期，將直接影響企業(yè)經(jīng)濟效益[1].根據(jù)采購管理要求，加強內(nèi)部控制，做好招標監(jiān)督工作，選擇性價比最高的供應商，便可節(jié)約成本，將采購成本控制在預算定額范圍內(nèi)。
2.保障生產(chǎn)質(zhì)量
不論材料采購，還是設備采購都會對企業(yè)經(jīng)營造成影響。倘若企業(yè)供應商選擇不當，供應商使用評價不足，將導致采購質(zhì)量不符合預期，便會阻礙后續(xù)的產(chǎn)品生產(chǎn)。做好采購管理內(nèi)部控制，及時掌握供應商生產(chǎn)狀況的變化，定期評估供應商的綜合能力，并做好采購驗收入庫工作，嚴把采購質(zhì)量關，杜絕不合格材料流入，便可確保物料質(zhì)量，避免因采購不當而誘發(fā)產(chǎn)品質(zhì)量問題，保障生產(chǎn)質(zhì)量。
3.維護供應關系
通過內(nèi)部控制，提升采購管理水平，與供應商建立戰(zhàn)略合作伙伴關系，便可保持良好的供應關系[2].若供應鏈不穩(wěn)定，不僅會導致采購成本的增長，還會帶來采購風險。比如，關鍵性材料短缺，勢必會給生產(chǎn)帶來一定負面影響，非常不利于企業(yè)的持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展，例如：近年來，美國出口管制"實體名單"不斷更新，要求應用美國技術的產(chǎn)品對華為禁售，華為失去芯片供應商，手機業(yè)務嚴重受阻。
二、煙草商業(yè)企業(yè)采購管理內(nèi)部控制中存在的問題
1.未充分考慮成本效率
煙草商業(yè)企業(yè)采購管理內(nèi)部控制中，很多時候關注的是采購程序的合規(guī)性、合法性、嚴謹性，對采購成本效率問題缺乏考慮，未充分考慮到采購成本、采購效益影響因素，經(jīng)常導致采購活動成本超出預期，采購周期時間延長。例如，個別企業(yè)未基于成本效益原則，未對全年采購計劃統(tǒng)籌安排，盲目擴大招標范圍，導致采購周期延長，需要重復投入招標費用、時間成本、管理成本，最終造成采購活動成本的增加。
2.采購預算編制不嚴謹
煙草商業(yè)企業(yè)大多采用物資價格審核制度，采購預算編制采用歷史成本數(shù)據(jù)對比，采購預算編制不夠細化，不夠嚴謹。例如，部分采購項目采用的預算依據(jù)不適當，僅以歷史購買價格和網(wǎng)絡報價作為制定預算的參考依據(jù)[3].但實際上，并非所有的采購項目預算編制都適合以網(wǎng)絡報價和歷史采購價格作為參考依據(jù)。以辦公日常用品采購為例，由于產(chǎn)品品牌眾多，規(guī)格有明顯差異，加上年度通貨膨脹原因，實際供應價格與歷史價格會出現(xiàn)較大差異。
3.采購過程控制不到位
當前，部分煙草商業(yè)企業(yè)采購過程控制存在不足，未對已簽訂合同實施過程進行監(jiān)督，停留在事后監(jiān)管模式當中。由于過程控制不到位，采購活動易發(fā)生合同實施不及時，違規(guī)違紀操作等行為。例如，以特殊需求或者緊急需要為名，變相指定品牌或成交商，大肆進行暗箱操作。這些違規(guī)采購現(xiàn)象，嚴重損害了企業(yè)利益。
4.采購內(nèi)部控制體系不健全
要對采購活動形成剛性約束力，發(fā)揮出內(nèi)部控制的功能，就要有配套的內(nèi)部控制體系。然而，多數(shù)煙草商業(yè)企業(yè)沒有獨立的內(nèi)部控制部門，未設置專職的采購管理內(nèi)部控制人員，未明確相應的工作范圍及職責。甚至個別煙草商業(yè)企業(yè)在內(nèi)部控制制度的制定中，盲目借鑒其他企業(yè)成功方案，很少結(jié)合自身實際情況和運營特點，制定配套的采購制度。在制度實施后，長期未對制度進行修訂，制度適用性差，內(nèi)部控制制度形同虛設，導致采購中經(jīng)常出現(xiàn)制度違規(guī)現(xiàn)象。
5.供應商評價缺失
做好采購工作監(jiān)督，采取供應商使用評價措施，才能準確了解到供應商的供應狀態(tài)，找到供應鏈中存在的問題，避免采購人與供應商惡意串通，操縱采購活動，有效控制供應鏈。然而，一些煙草商業(yè)企業(yè)供應商評估不準確，調(diào)查不充分，評價不客觀。在這種情況下，一旦供應商出現(xiàn)問題，勢必影響采購效率和采購價格。例如，供應商出現(xiàn)突發(fā)狀況，不能提供相應的物料，勢必要降低采購效率。
三、加強煙草商業(yè)企業(yè)采購管理內(nèi)部控制的建議
1.充分考慮采購成本
在采購管理內(nèi)部控制的過程中，不僅要制約采購行為，更要管控成本要素，充分考慮到采購成本和時間成本。首先，應基于成本效益角度，完善采購目錄，科學統(tǒng)籌采購工作，監(jiān)督采購計劃的制定。采購目錄設定的初衷是將采購范圍具體化，為采購預算、采購定額、采購計劃編制提供依據(jù)，從而提高采購效益，節(jié)約采購成本。但采購目錄設置需要符合企業(yè)實際，明確適用范圍、采購方式、采購標準，避免采購目錄不符合要求，導致采購工作陷入僵局。其次，要做好招標控制，更好地利用招標方式，降低采購成本。應根據(jù)《中華人民共和國招投標法》等法律法規(guī)和有關規(guī)定，制定明確的采購招標控制辦法，控制招標程序、招標范圍，按采購文件中規(guī)定的評標方法和標準，檢驗投標文件，編寫評標報告，據(jù)實而定，避免招標管理成本、時間成本超出預期。最后，在合理確定供應商之后，企業(yè)要從成本角度，計算訂貨批量，從而使訂貨成本和保管成本所占總成本的比例最小。
2.提高采購預算編制質(zhì)量
若采購預算編制不合理，無法為采購管理內(nèi)部控制提供參考依據(jù)，采購中就非常容易出現(xiàn)超預算問題。因此，煙草商業(yè)企業(yè)應監(jiān)督預算編制，突破采購物資價格審核制度的局限，進一步提高采購預算編制質(zhì)量。在采購預算編制過程中，可以將采購成本價格作為預算編制依據(jù)，但不能作為唯一依據(jù)，要充分調(diào)查市場環(huán)境、供求關系、需求狀態(tài)、財務狀態(tài)、資金狀態(tài)，從而提高采購預算編制的準確性，避免預算方案不客觀。在預算編制方法上，要落實"零基預算法",不考慮過去的預算項目和收支水平，一切從實際需要出發(fā)，以零為基點編制預算。此外，大宗采購或金額較大的采購項目，要由內(nèi)審機構或聘請專業(yè)中介機構編制采購預算或?qū)Σ少忣A算進行審計，從而確保采購預算編制的專業(yè)性。
3.加強采購過程控制
采購過程控制缺失，采購內(nèi)控目標就難以得到實現(xiàn)。因此，煙草商業(yè)企業(yè)在采購管理內(nèi)部控制中，要做好采購過程控制，解決好采購業(yè)務與供應鏈暴露出的問題。具體來講，采購前要充分了解供應商的制造工藝、產(chǎn)品質(zhì)量、技術水平，嚴格審批采購款項的支付，降低資金風險。采購時，則要做好采購訂貨，采購驗貨、收貨工作。為了對采購過程進行全面控制，可建立"互聯(lián)網(wǎng)+供應商+金融"的供應商管理平臺。煙草商業(yè)企業(yè)可基于采購與付款業(yè)務循環(huán)特點，與當?shù)劂y行企業(yè)簽訂電子商務與在線供應鏈金融合作協(xié)議，創(chuàng)新供應商管理模式，進行在線供應商管理，全程監(jiān)控采購業(yè)務進度。采購后則要做好票據(jù)及賬務管理工作，對票據(jù)的合法性、真實性進行核實，對相關賬務進行核對，并及時更新總賬信息、庫存信息。
4.完善采購內(nèi)控體系
內(nèi)部控制體系不完善，內(nèi)部控制力度就無法得到保障。因此，煙草商業(yè)企業(yè)應從內(nèi)控制度與內(nèi)控機構方面，完善采購內(nèi)控體系。具體來講，應設置具有獨立性的內(nèi)部控制機構，對采購合同簽訂和履行進行專門的監(jiān)管，對采購業(yè)務相關財務處理及應付賬款進行監(jiān)控，從而及時掌握采購業(yè)務的發(fā)生與發(fā)展情況。在內(nèi)部控制機構人員配備方面，要求相關工作人員懂煙草生產(chǎn)業(yè)務、采購業(yè)務、金融業(yè)務、煙草營銷等業(yè)務，能準確識別采購中的財務問題，能基于采購管控角度開展內(nèi)部控制工作。在內(nèi)部控制制度建設方面，要圍繞《采購管理規(guī)范》，制定配套的內(nèi)部控制制度，對監(jiān)督主體、內(nèi)部控制程序作出明確規(guī)定，并確保制度的可行性、可操作性。且在制度制定后，根據(jù)國家法律法規(guī)及企業(yè)實際情況，定期對制度內(nèi)容進行修改、修訂，對采購管理中出現(xiàn)的新問題作出詳細界定，從而確保制度的先進性，為采購管理內(nèi)部控制提供制度依據(jù)。
5.做好供應商評價
首先，為了準確評價供應商，應向供應商派出代表，對供應商產(chǎn)品設計、生產(chǎn)、包裝、質(zhì)檢等情況進行確認，特別是對出廠前的最終檢驗和試驗進行監(jiān)督評價，從而直接掌握供應商產(chǎn)品質(zhì)量狀況，準確把握供應商的綜合實力。其次，要主動派遣技術人員對供應商進行定期或不定期監(jiān)督檢查，核實質(zhì)量證明材料，重點檢查關鍵工序或特殊工序，以及雙方合同履行情況。若發(fā)現(xiàn)問題，要出具書面文件，提出改善要求，從而確保供貨質(zhì)量。最后，要結(jié)合派出代表意見，以及監(jiān)督檢查結(jié)果，對供應商的交貨能力進行評價，避免供應商出現(xiàn)違約現(xiàn)象。
四、結(jié)語
煙草商業(yè)企業(yè)要想健康發(fā)展，持續(xù)壯大，就要做好采購內(nèi)部控制工作，提高采購效率，控制采購費用。因此，煙草商業(yè)企業(yè)應樹立采購管理內(nèi)部控制意識，完善采購內(nèi)控體系，提高采購預算編制質(zhì)量，加強采購過程控制，做好供應商評價工作。
參考文獻
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