OA辦公自動化系統的優(yōu)點

　　通過實現辦公自動化，或者說實現數字化辦公，可以優(yōu)化現有的管理組織結構，調整管理體制，在提高效率的基礎上，增加協同辦公能力，強化決策的一致性 。下面一起去看看OA辦公自動化系統的優(yōu)點有哪些吧！

　　一、OA的“顯見”好處

　　OA辦公管理系統，可以幫助中小企業(yè)建立一個統一、整合的辦公管理平臺，規(guī)范員工的日常工作習慣、提高執(zhí)行力，讓每位員工都可以成為管理者。真正做到“管理更高效，流程更統一，權責更分明�！�

　　可實現異地辦公，讓公司所有的在異地的員工都感覺是在一個辦公室辦公。

　　提高工作效率，縮短工作時間。拋棄了原始的拿著紙張這個辦公室跑，那個辦公室跑的弊端。

　　為企業(yè)節(jié)省成本，不用去打印諸多的紙張，不僅是紙張節(jié)約，也節(jié)約了電、油墨。

　　企業(yè)的管理更加高效。

　　如上，僅僅是我們能夠看到或感受層面的好處。

　　那么，站在管理視角，從組織流程優(yōu)化的角度思索，還有哪些好處呢?

　　二、OA帶來的管理上的“好處”：

　　建立內部的通信平臺。

　　建立單位內部的郵件系統，使單位內部的通信和信息交流快捷通暢。

　　建立信息發(fā)布的平臺。

　　在單位內部建立一個有效的信息發(fā)布和交流的場所，例如電子公告、電子論壇、電子刊物，使內部的規(guī)章制度、新聞簡報、技術交流、公告事項等能夠在企業(yè)內部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠了解企業(yè)的發(fā)展動態(tài)。

　　實現工作流程的自動化。

　　變革了單位傳統紙質公文辦公模式，企業(yè)內外部的收發(fā)文、呈批件、文件管理、檔案管理、報表傳遞、會議通知等均采用電子起草、傳閱、審批、會簽、簽發(fā)、歸檔等電子化流轉方式，提高辦公效率，實現無紙化辦公。不用拿著各種文件、申請、單據在各部門跑來跑去，等候審批、簽字、蓋章，而是利用快速而廉價的網絡傳遞手段，發(fā)揮信息共享功能來協調單位內各部門的工作，減少工作中復雜環(huán)節(jié)。

　　實現文檔管理的自動化。

　　輔助辦公。

　　它牽涉的內容比較多，像會議管理、車輛管理、辦公用品管理、圖書管理等與我們日常事務性的辦公工作相結合的各種輔助辦公，實現了這些輔助辦公的自動化。

　　實現分布式辦公。

　　變革了傳統的集中辦公室的辦公方式，擴大了辦公區(qū)域，可在家中、城市各地甚至世界各個角落通過網絡連接隨時辦公，大大方便了員工出差在外的辦公與信息交流。

　　建立信息集成平臺。

　　節(jié)省企業(yè)的辦公費用支出。

　　將傳統的紙張?zhí)顚戇^程電子化，尤其是長途電話、傳真、復印、打印和辦公用紙費用，真正實現無紙化辦公，是企業(yè)實現管理現代化的標志。

　　搭建知識管理平臺。

　　系統性利用企業(yè)積累的信息資源、專家技能，改進企業(yè)的創(chuàng)新能力、快速響應能力、提高辦公效率和員工的技能素質。

　　增強領導監(jiān)控能力

　　強化領導的監(jiān)控管理，增強管理層對組織的控制力，及時有效監(jiān)控各部門、各個人員的工作進度情況;實時、全面掌控各部門的工作辦理狀態(tài)，及時發(fā)現問題及時解決，從而減少差錯、防止低效辦公。

　　極大的提高了工作效率

　　OA辦公系統能極大的提高工作。不用拿著各種文件、申請到處跑來跑去中，不用拿著文件等著領導審批，因為這些都可以在隨網上、手機上進行，大大的減少了辦公成功，極大的提高了工作效率。

　　節(jié)省成本，提高企業(yè)競爭力

　　通過OA平臺來辦公，大大減少了辦公程序和辦公時間，同時還節(jié)省了紙張、筆等辦公用品，所以為企業(yè)節(jié)省了時間成本和金錢成本。另一方面，OA辦公平臺方使員工與上級溝通更方便，信息反饋更順暢，為發(fā)揮員工智慧和積極性提供了舞臺。所有的這都可以提高企業(yè)的競爭力。

　　基于OA有這么多的“好處”，那么我們該如何對待和看待OA，也就是說，如何使用好OA，善用OA，落腳點為何?——OA終極目的：高效提升企業(yè)整體運營效率

　　三、OA終極目的：高效提升企業(yè)整體運營效率

　　1. 辦公OA系統規(guī)范審批業(yè)務

　　辦公OA系統全面規(guī)范企業(yè)基礎管理流程，如對業(yè)務單據、審批流程、審批權限、審批時間、審批意見、流程使用范圍、審批委辦、審批轉辦、歷史審批查看等進行規(guī)范，來幫助企業(yè)實現制度的行為落地。

　　2. 辦公OA系統提高業(yè)務審批效率

　　辦公OA系統將紙質的審批單據電子化和模版化、將人工審批流程、業(yè)務催辦督辦網絡化和自動化，實現網絡辦公和移動辦公;從而，全面提升業(yè)務審批效率，幫助企業(yè)優(yōu)化工作崗位、減少人員投入、單位時間內的審批效率提高

　　3. 辦公OA系統實現高效協作和溝通

　　辦公OA系統通過部署各種信息化的溝通工具，如即時消息、郵件、協同工作、論壇、通知、公告、關聯人員等，幫助企業(yè)管理者和員工之間及時的做更多、更廣泛、更有效的溝通和協作。

　　4. 辦公OA系統助力企業(yè)文化建設

　　通過辦公OA系統可以搭建企業(yè)論壇、公司動態(tài)、單位新聞、活動通報、發(fā)展建議、領導心聲、調查問卷、合理化建議、專家支持、員工天地、電子期刊、意見采集、銷售快報、技術快報、產品改進等各種互動欄目，提高員工的主人翁意識、增強企業(yè)的凝聚力、倡導學習型文化、實現企業(yè)價值觀和核心理念的宣貫、統一。

　　5.辦公OA系統打造學習型組織

　　通過辦公OA系統的知識管理模塊，實現知識的采集、分類、沉淀、分享、學習和持續(xù)創(chuàng)新，實現群眾智慧的激發(fā)、單位大量無形知識資產的積累，方便員工快速查找到自己需要的文檔、資料，提升知識的開發(fā)和利用效率。

　　6.辦公OA系統快捷的信息發(fā)布

　　通過辦公OA系統模塊中的通知、公告、論壇、問卷等工具，將經營中每天產生的大量信息，如獎罰通報、人事公告、組織調整、產品發(fā)布、政策新聞、制度變更、等分門別類的、及時性的傳達給相關部門、相關員工。并且通過OA系統的消息引擎，實現人與系統之間的信息互動，及時將系統中的信息變更、待辦工作等進行在線提醒。

　　7.辦公OA系統的計劃管理

　　通過辦公OA系統的計劃管理模塊，讓員工把精力投放到重要事項中去，按照不定期計劃、月計劃、周計劃、日程;月總結、不定期總結、月總結、周總結、日志等安排個人工作、管理下屬工作、檢查和考評下屬工作。

　　8. 辦公OA系統打造信息化門戶和集成的平臺

　　通過辦公OA系統構建全員信息化的第一臺階。辦公OA系統是其他系統進行集成的中心平臺，打破各業(yè)務系統之間的數據孤島、信息孤島和應用孤島，實現信息在不同系統間的推送、共享和調用。

　　綜上所述，辦公OA系統不是一個無紙化的軟件，而是一個管理工具，通過它來貫徹企業(yè)管理制度的執(zhí)行，傳播企業(yè)文化，通過流程的規(guī)范、知識的沉淀、員工的配合和協作來促進企業(yè)中人與組織的和諧發(fā)展，從而達到提升企業(yè)整體運營效率的目標!

　　OA系統有何用

　　第一，OA系統提高企業(yè)信息化管理

　　OA系統主要以工作流提高企業(yè)工作效率。工作節(jié)點的設置系統解決了工作任務和文件的處理問題，單據的審批、簽章不會受上級或相關部門時間或空間上的限制，系統自動提醒和電子化處理節(jié)省大量時間和人力，多變的工作流處理方式提供事件多種解決渠道。

　　第二，OA系統無紙化辦公降低企業(yè)運營成本

　　企業(yè)每天處理大量事務需要紙張、辦公耗材，難免造成浪費。OA系統實現信息化辦公，原本需要在紙面上形成的文件完全由系統文件代替，不僅節(jié)約成本，而且解決大量文件存放的空間問題和查找問題。

　　第三，強化任務安排，職責明確

　　OA辦公系統按照不同部門安排職責，將職責問題規(guī)范化，系統中的待處理問題清晰可見，避免因忙碌或其他突發(fā)事件造成的遺忘或權責不清。

　　第四，消除信息孤島

　　OA辦公系統在企業(yè)部門由于其信息和資源的共享性，通過數據交換、采集、組織、打包，并通過信息門戶向所有使用OA系統的企業(yè)員工按其權限提供信息服務，打破了信息孤島和資源孤島，企業(yè)各部門因OA系統實現數據、信息共享，使行政管理工作集中化、流程化、規(guī)范化，達到資源的有效共享。

　　第五，逃脫時間、空間束縛

　　OA系統不僅能夠實現辦公信息化和科學化，而且不再拘泥于傳統模式下的辦公室行為，所有用戶在共享企業(yè)資源的基礎上，打破了時間與空間的束縛，實現智能辦公、移動辦公。各級領導和員工能夠跨越時間和空間的障礙，在網絡覆蓋下即可使用互聯網設備包括筆記本、PAD、智能手機在內的電子設備達到辦公目的。

　　第六，加強企業(yè)內部資源管控

　　OA系統的安全性保證了企業(yè)內部資源不會因人員的流失或網絡被攻擊而泄密。傳統模式下的企業(yè)因人才流失而喪失大量的客戶資源和文件性企業(yè)機密，而OA系統設置了內部資源下載的權限和客戶資源的統計功能，其避免了內部員工在使用過程期間因私人或不利目的給企業(yè)造成的侵害。

　　由此可見，OA系統是企業(yè)發(fā)展到一定階段，自身難以實現科學管理或在管理過程中出現效率低下、浪費巨大等現象時出現的，為提高企業(yè)管理的信息化工具。僅憑筆者一言難以將OA辦公系統所有優(yōu)點涵蓋，希望讀者在使用過程中逐漸發(fā)現OA辦公系統對企業(yè)管理產生的作用以及影響。

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