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辦公室自動化特點及發(fā)展
辦公室自動化系統(tǒng)一般指實現(xiàn)辦公室內事務性業(yè)務的自動化, 隨著三大核心支柱技術：網(wǎng)絡通訊技術、計算機技術和數(shù)據(jù)庫技術的成熟，世界上的OA已進入到新的層次，在新的層次中系統(tǒng)有四個新的特點：集成化;智能化;多媒體化;運用電子數(shù)據(jù)交換(EDI)。因辦公自動化的對象辦公室是各行業(yè)工作的領導進行決策的場所，辦公自動化系統(tǒng)在現(xiàn)實生活中的運用逐漸廣泛。辦公自動化系統(tǒng)也有它看得見的優(yōu)點和因現(xiàn)在科技水平和信息傳播的限制存在著它的缺點。隨著科學技術水平的不斷進步，辦公自動化系統(tǒng)的普及化將成為其主要的發(fā)展趨勢。
1.辦公自動化系統(tǒng)的概念：
辦公室自動化系統(tǒng)一般指實現(xiàn)辦公室內事務性業(yè)務的自動化, OA(辦公自動化)技術分為三個不同的層次：第一個層次只限于單機或簡單的小型局域網(wǎng)上的文字處理、電子表格、數(shù)據(jù)庫等輔助工具的應用，一般稱之為事務型辦公自動化系統(tǒng);信息管理型OA系統(tǒng)是第二個層次,信息管理型的辦公系統(tǒng)，是把事務型(或業(yè)務型)辦公系統(tǒng)和綜合信息(數(shù)據(jù)庫)緊密結合的一種一體化的辦公信息處理系統(tǒng);
決策支持型OA系統(tǒng)是第三個層次。它建立在信息管理級OA系統(tǒng)的基礎上。它使用由綜合數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)所提供的信息，針對所需要做出決策的課題，構造或選用決策數(shù)字模型，結合有關內部和外部的條件，由計算機執(zhí)行決策程序，作出相應的決策。事務級OA系統(tǒng)、信息管理級OA系統(tǒng)和決策支持級OA系統(tǒng)是廣義的或完整的OA系統(tǒng)構成中的三個功能層次，三個功能層次間的相互聯(lián)系可以由程序模塊的調用和計算機數(shù)據(jù)網(wǎng)絡通信手段做出。一體化的OA系統(tǒng)的含義是利用現(xiàn)代化的計算機網(wǎng)絡通信系統(tǒng)把三個層次的OA系統(tǒng)集成一個完整的OA系統(tǒng)，使辦公信息的流通更為合理，減少許多不必要的重復輸入信息的環(huán)節(jié)，以期提高整個辦公系統(tǒng)的效率。
2.辦公自動化系統(tǒng)的特點：
辦公室自動化是近年隨著計算機科學發(fā)展而提出來的新概念。通常辦公室的業(yè)務，主要是進行大量文件的處理，起草文件、通知、各種業(yè)務文本，接受外來文件存檔，查詢本部門文件和外來文件，產生文件復件等等。所以，采用計算機文字處理技術生產各種文檔，存儲各種文檔，采用其它先進設備，如復印機、傳真機等復制、傳遞文檔，或者采用計算機網(wǎng)絡技術傳遞文檔，是辦公室自動化的基本特征。隨著三大核心支柱技術：網(wǎng)絡通訊技術、計算機技術和數(shù)據(jù)庫技術的成熟，世界上的OA已進入到新的層次，在新的層次中系統(tǒng)有四個新的特點：(1)集成化。軟硬件及網(wǎng)絡產品的集成，人與系統(tǒng)的集成，單一辦公系統(tǒng)同社會公眾信息系統(tǒng)的集成，組成了“無縫集成”的開放式系統(tǒng)。(2)智能化。面向日常事務處理，輔助人們完成智能性勞動，如：漢字識別，對公文內容的理解和深層處理，輔助決策及處理意外等。(3)多媒體化。包括對數(shù)字、文字、圖像、聲音和動畫的綜合處理。(4)運用電子數(shù)據(jù)交換(EDI)。通過數(shù)據(jù)通訊網(wǎng)，在計算機間進行交換和自動化處理。這個層次包括信息管理型OA系統(tǒng)和決策型OA系統(tǒng)。
3.辦公自動化系統(tǒng)的現(xiàn)實應用與發(fā)展：
我國專家在第一次全國辦公自動化規(guī)劃討論會上提出辦公自動化的定義為：利用先進的科學技術，使部分辦公業(yè)務活動物化于人以外的各種現(xiàn)代化辦公設備中，由人與技術設備構成服務于某種辦公業(yè)務目的的人一機信息處理系統(tǒng)。而辦公自動化的對象辦公室是各行業(yè)工作的領導進行決策的場所。領導機關做出決策，發(fā)布指示，除了文檔上的往來之外，更深層的工作，實際上是信息的收集、存儲、檢索、處理、分析，從而做出決策，并將決策作為信息傳向下級機構或合作單位，或業(yè)務關聯(lián)單位。在行政機關工作中，以計算機為中心，采用一系列現(xiàn)代化的辦公設備和先進的通信技術，廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存儲和使用信息，為科學管理和決策服務，從而達到提高行政效率的目的。在公用服務業(yè)、公司等經(jīng)營業(yè)務方面，使用計算機替代人工處理的工作日益增多，如訂票、售票系統(tǒng)，柜臺或窗口系統(tǒng)，銀行業(yè)的儲蓄業(yè)務系統(tǒng)等。事務型或業(yè)務型的OA系統(tǒng)其功能都是處理日常的辦公操作，是直接面向辦公人員的。為了提高辦公效率，改進辦公質量，適應人們的辦公習慣，要提供良好的辦公操作環(huán)境。隨著信息利用重要性的不斷增加，在辦公系統(tǒng)中對和本單位的運營目標關系密切的綜合信息的需求日益增加。例如，在政府機關，這些綜合信息包括政策、法令、法規(guī)，有關上級政府和下屬機構的公文、信函等的政務信息;一些公用服務事業(yè)單位的綜合數(shù)據(jù)庫包括和服務項目有關的所有綜合信息;公司企業(yè)單位的綜合數(shù)據(jù)庫包括工商法規(guī)、經(jīng)營計劃、市場動態(tài)、供銷業(yè)務、庫存統(tǒng)計、用戶信息等。這一過程，是一個典型的辦公過程。在這一過程中，文件本身是信息，其傳送即是信息傳送過程。但應當注意到，領導在分析決策時，可能要翻閱、查找許多相關的資料，參照研究，才能決策，所以相關的資料查詢、分析，決策的選擇也屬于信息處理的過程。例如，北京市東城區(qū)政府報來文件要求某地區(qū)蓋一座公共建筑，申請批準，文件傳遞到市政府有關機構，市有關領導看到文件后，要去尋找市里有關規(guī)劃蓋樓的文件法規(guī)，又需要研究全市的經(jīng)費預算，以及其它許多參考資料，然后研究決定同意或不同意。并以文件或通知的形式把決定這一信息反饋給東城區(qū)政府�？梢杂糜嬎銠C查詢各種資料數(shù)據(jù)，這是更進一步的自動化。如果由計算機自動分析有關本事件的資料，自動提供若干個供決策者采用的可能決策，則是更深層次的有人工智能觀念的辦公自動化。再進一步分析這個例子，如果市政府微機辦公系統(tǒng)和市政府法規(guī)信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、市政府財務管理系統(tǒng)是一個集成化的統(tǒng)一系統(tǒng)，計算機自動從有關系統(tǒng)中尋取機關資料，這種系統(tǒng)就是辦公自動化更高層次的集成化。另外，如果市政府辦公系統(tǒng)和區(qū)政府辦公系統(tǒng)是一個集成的計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)，可以通過網(wǎng)絡傳遞信息，可以遠程處理業(yè)務，那這就是一個更進一步的網(wǎng)絡化的辦公室自動化系統(tǒng)。
4.辦公自動化系統(tǒng)的優(yōu)點與不足：一體化、網(wǎng)絡化的OA系統(tǒng)的優(yōu)點是，不僅在本單位內可以使辦公信息的運轉更為緊湊有效，而且也有利于和外界的信息溝通，使信息通信的范圍更廣，能更方便、快捷地建立遠距離的辦公機構間的信息通信，并且有可能融入世界范圍內的信息資源共享。正因為辦公自動化系統(tǒng)的優(yōu)點也讓我們看到了辦公自動化需要彌補的缺點，比如它還是不夠簡單且不能廣泛地普及，辦公自動化專業(yè)人才還有所欠缺，以至于我們辦公自動化系統(tǒng)還不夠普及化。
5.辦公自動化的未來發(fā)展：顯然辦公自動化這一人機系統(tǒng)、人、機，缺一不可。而設備方面，硬件及必要軟件都需齊備。我們也可以認為辦公自動化系統(tǒng)是人類處理信息的系統(tǒng)，是人類進入信息時代后的一種新概念。技術和知識水平的提高，辦公自動化系統(tǒng)的普及化應該是辦公自動化系統(tǒng)的未來發(fā)展趨勢。
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