文秘如何寫好“短急重”文字材料
對(duì)于從事文稿起草工作的同志來說，“短急重”材料可以說是家常便飯。筆者從事文稿起草工作已有幾年時(shí)間，在工作中經(jīng)常碰到這種情況，領(lǐng)導(dǎo)突然打來一個(gè)電話，要求在短時(shí)間內(nèi)起草一份重要文件、匯報(bào)材料或者緊急通知。我剛開始接到“短急重”材料任務(wù)時(shí)，心里很緊張，老擔(dān)心寫不好，怕出錯(cuò)，影響工作大局。后來，經(jīng)過身邊寫作高手的傳幫帶以及自己的實(shí)踐鍛煉，逐步能夠適應(yīng)要求，比較優(yōu)質(zhì)高效地完成任務(wù)。那么，如何寫好這類材料呢?這里，我談?wù)勛约旱囊恍w會(huì)。
一、要領(lǐng)會(huì)意圖
干活不依東，累死白搭功。與起草其他文稿一樣，起草“短急重”材料時(shí)，首先要準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖。領(lǐng)導(dǎo)的意圖包括總體性意圖和具體性意圖、明示性意圖和暗示性意圖、確定性意圖和非確定性意圖。只有充分領(lǐng)會(huì)這些意圖，才能更好地抓住行文的主旨。一些同志畏懼“短急重”材料，寫不好材料，主要是沒有把領(lǐng)導(dǎo)的想法吃透、意圖摸準(zhǔn)。特別是剛從事文稿起草工作的同志，對(duì)單位領(lǐng)導(dǎo)不了解，可能會(huì)有一點(diǎn)怕，往往接到寫作任務(wù)后，不管領(lǐng)導(dǎo)是怎么想的，不論上級(jí)是怎么要求的，喜歡冥思苦想，閉門造車，結(jié)果是無的放矢，做無用功。材料起草者要領(lǐng)會(huì)什么?一般來說，應(yīng)該了解領(lǐng)導(dǎo)交辦材料的目的是什么，材料要闡述的基本觀點(diǎn)是什么，要解決的主要問題是什么，受文對(duì)象和發(fā)送范圍是什么，等等。那么，如何準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)意圖呢?
一要敢于問。有的領(lǐng)導(dǎo)在安排任務(wù)時(shí)，會(huì)主動(dòng)找寫材料的同志說明意圖，這是再好不過的。但多數(shù)情況下，領(lǐng)導(dǎo)只是寥寥數(shù)語簡(jiǎn)單地交代下任務(wù)。面對(duì)這種情況，材料起草者就要大膽地問，問清材料起草的目的、要求、時(shí)限等，切忌不懂裝懂、一知半解。
二要勤于思。領(lǐng)導(dǎo)交代工作意圖，往往局限于原則性的指導(dǎo)，粗線條的輪廓。因此，起草者在接受材料任務(wù)之后，還要進(jìn)一步精心思考，拓展思維，以便準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)、理解和把握領(lǐng)導(dǎo)意圖的精神實(shí)質(zhì)。
三要敏于行。領(lǐng)導(dǎo)交代任務(wù)時(shí)，要迅速動(dòng)筆，將其主要觀點(diǎn)和主張等記錄下來，防止相關(guān)要求出現(xiàn)遺漏。有時(shí)候領(lǐng)導(dǎo)要求起草“短急重”材料，也是根據(jù)上級(jí)緊急文件、電話等要求而下達(dá)的，可通過查閱相關(guān)文件、電話記錄以及詢問知情人等方式，深入了解意圖。
二、要注意積累
只有肚里有貨，才能筆下有文。充分的準(zhǔn)備，足夠的素材，是寫好“短急重”材料的基礎(chǔ)。有的同志材料寫不好，根本原因是不重視素材準(zhǔn)備，未掌握第一手資料，領(lǐng)受任務(wù)后，不認(rèn)真思考，不認(rèn)真準(zhǔn)備，隨手寫來，腳踏西瓜皮，寫到哪里算哪里，遇到了困難，寫不下去了，再去找素材，適得其反。因此，認(rèn)真積累素材，充分占有素材，是寫好“短急重”材料的保證。從事文稿起草工作的同志，必須高度重視平時(shí)積累，把積累作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性、經(jīng)常性工作，不斷積累素材、積累知識(shí)、積累思想、積累經(jīng)驗(yàn)。對(duì)素材積累工作，我總結(jié)了三句話。第一句話是，閑時(shí)備，急時(shí)用。第二句話是，廣積糧，深挖洞。第三句話是，既要儲(chǔ)，更要用。照此而行，對(duì)寫好“短急重”材料很有幫助。所謂“閑時(shí)備，急時(shí)用”，就是說要把功夫下在平時(shí)，堅(jiān)持早動(dòng)手、早準(zhǔn)備，在工作中做個(gè)有心人，眼觀六路，耳聽八方，養(yǎng)成積累各種材料的好習(xí)慣，平時(shí)開會(huì)、交談、讀書、上網(wǎng)時(shí)，努力做到善于觀察、記錄、剪報(bào)、追記，設(shè)法留住材料，以備不時(shí)之需，防止臨陣磨槍。所謂“廣積糧，深挖洞”，就是說既要注意素材積累的廣度，廣泛收集生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、發(fā)展建設(shè)、改革調(diào)整、黨的建設(shè)、維護(hù)穩(wěn)定等方方面面的情況，又要注意素材積累的深度，對(duì)相關(guān)工作進(jìn)行深入關(guān)注、研究分析，知其然且知其所以然。所謂“既要儲(chǔ)，更要用”，就是說我們?cè)诜e累、存儲(chǔ)各類基礎(chǔ)資料時(shí)，還要重視材料的使用，一旦起草“短急重”材料，就要善于利用現(xiàn)有資料，把掌握的情況應(yīng)用于材料中。相反，如果光會(huì)儲(chǔ)存信息資料，而不善于使用，這種積累無益于材料起草。
三、要理清思路
俗話說，“磨刀不誤砍柴工。”接到“短急重”材料任務(wù)后，切忌不假思索、草率行事，必須定下神來，先把思路理清，再開始工作。理清思路主要包括兩個(gè)方面的內(nèi)容：
一方面，要理清材料的寫作思路。換句話說，就是要搭好架子，把材料的提綱定好，最好是不僅有大框，還要有小框，每一小框?qū)憥讓右馑�，哪層里邊講到什么樣的高度、深度、新意等，都要列出來，防止跑題，下筆千言，離題萬里，寫出來的材料不符合領(lǐng)導(dǎo)要求。我有個(gè)同事，在這方面是把好手。每當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)給他安排“短急重”材料任務(wù)時(shí)，他都顯得不緊不慢，先拿出一支筆、一張紙，靜坐一旁，思索一會(huì)，簡(jiǎn)單寫個(gè)提綱或者幾個(gè)關(guān)鍵詞后，再開始起草材料，而且?guī)缀趺看味际且粴夂浅�。問他為什么要這么做，他說思路通則文章通，如果寫作思路沒搞清楚，沒有明確要寫哪些內(nèi)容，先寫什么后寫什么，盲目動(dòng)筆，就只會(huì)徒勞無功，反復(fù)折騰。
另一方面，要理清材料的寫作方式。接到材料任務(wù)后，是一人單獨(dú)寫，還是多人合作寫?是辦公室文秘單獨(dú)寫，還是與相關(guān)部門的同志一塊寫?這是寫作方式的問題，也是工作方法的問題，是在材料起草前必須想清楚、確定好的。有一次，我們接到領(lǐng)導(dǎo)安排的一個(gè)“短急重”材料任務(wù)，向省領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送匯報(bào)材料，內(nèi)容包括企業(yè)簡(jiǎn)介、近年來生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況、“十二五”發(fā)展思路、下階段工作打算、請(qǐng)求協(xié)調(diào)解決的問題等。由于時(shí)間緊、任務(wù)重，單靠一個(gè)部門、一個(gè)人的力量，難以優(yōu)質(zhì)高效完成任務(wù)，于是，我們明確由辦公室一名同志牽頭，經(jīng)營(yíng)、發(fā)展、財(cái)務(wù)、工程等部門各安排一名同志參與，共同起草，結(jié)果不到3個(gè)小時(shí)，就完成了材料任務(wù)，得到了公司領(lǐng)導(dǎo)的充分肯定。
四、要借力把關(guān)
“短急重”材料雖然篇幅不長(zhǎng)，但往往因?yàn)椴牧弦眉�、領(lǐng)導(dǎo)催得緊、時(shí)間不充裕，容易出現(xiàn)差錯(cuò)，而不能像正常情況下，在寫初稿之前，可以全面收集資料信息，帶著要解決的問題找一些人座談，廣泛聽取各方面的意見，初稿形成后，打印出討論稿，征求意見，然后進(jìn)行修改，以保證材料的質(zhì)量。特別是一個(gè)人起草“短急重”材料時(shí)，即使想得再周到、再細(xì)致、再全面，也難免存有局限性。因此，起草者要善于借助外力，請(qǐng)本部門的同事或相關(guān)專業(yè)部門的同志對(duì)材料進(jìn)行把關(guān)，確保材料質(zhì)量。從把關(guān)的內(nèi)容來看，主要包括政策關(guān)、文字關(guān)、數(shù)據(jù)關(guān)、程序關(guān)等。政策關(guān)，就是說材料內(nèi)容要符合黨和國家的方針政策、法律法規(guī)，符合上級(jí)單位的制度要求;文字關(guān)，是指材料要做到觀點(diǎn)明確，語言精煉，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，層次分明，直述不曲，無錯(cuò)別字等低級(jí)錯(cuò)誤;數(shù)據(jù)關(guān)，是指材料中引用的相關(guān)數(shù)據(jù)要真實(shí)可靠，不得弄虛作假，并應(yīng)當(dāng)使用國家法定的計(jì)量單位;程序關(guān)，是指材料發(fā)出前，必須經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)逐級(jí)審閱同意，特別是對(duì)公文還要按照行文要求完成核稿、簽發(fā)、用印等程序。有一個(gè)現(xiàn)成的例子：有一次，公司領(lǐng)導(dǎo)因參加省里組織召開的座談會(huì)，要一位文秘人員緊急起草一份1500字左右的發(fā)言材料。他就沒有用好“借力把關(guān)”這一招，獨(dú)自一旁匆匆把材料寫完送給領(lǐng)導(dǎo)，卻受到了領(lǐng)導(dǎo)的批評(píng)。原來，在他的材料里，不光有錯(cuò)別字，還有幾個(gè)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)未及時(shí)更新，有幾個(gè)專業(yè)術(shù)語搞混淆了。如果他在起草材料時(shí)，善于借力，請(qǐng)同事幫助校對(duì)一下文稿，請(qǐng)專業(yè)部門把關(guān)一下數(shù)據(jù)以及專業(yè)術(shù)語，就完全可以避免這些問題。
文秘寫好 “短急重” 文字材料核心技巧
短：抓核心，去冗余開篇直接點(diǎn)題，用 “結(jié)論先行” 模式（先亮觀點(diǎn) / 結(jié)果，再補(bǔ)關(guān)鍵支撐），避免鋪墊性空話。比如寫緊急通知，直接寫 “為 XX 事，現(xiàn)通知如下：1.XX 2.XX”，刪掉 “根據(jù)上級(jí)要求 / 鑒于當(dāng)前情況” 等可省略表述；字?jǐn)?shù)嚴(yán)格控在需求范圍內(nèi)，核心信息（時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事項(xiàng)、要求）不遺漏，修飾性語句全剔除。
急：定框架，速搜集接到任務(wù)先搭 “極簡(jiǎn)框架”（比如請(qǐng)示 = 背景 + 訴求 + 建議；總結(jié) = 成效 + 問題 + 下一步），避免臨場(chǎng)亂思路。優(yōu)先調(diào)用現(xiàn)有素材（往期同類材料、單位數(shù)據(jù)庫、固定模板），不做 “從零創(chuàng)作”；對(duì)需補(bǔ)充的信息，用 “清單式” 同步對(duì)接相關(guān)部門，明確反饋時(shí)限（如 “請(qǐng) XX 部 1 小時(shí)內(nèi)提供 XX 數(shù)據(jù)”），減少溝通內(nèi)耗。
重：保準(zhǔn)確，扣需求重點(diǎn)核查核心數(shù)據(jù)、政策表述、領(lǐng)導(dǎo)意圖，確保無偏差（比如引用上級(jí)文件要核對(duì)原文，涉及數(shù)字要交叉驗(yàn)證）。緊密貼合受眾 / 用途，比如給領(lǐng)導(dǎo)的匯報(bào)側(cè)重 “結(jié)論 + 風(fēng)險(xiǎn) + 方案”，給基層的通知側(cè)重 “流程 + 要求 + 聯(lián)系人”；關(guān)鍵時(shí)刻可先出 “簡(jiǎn)版初稿”（列核心要點(diǎn)）供領(lǐng)導(dǎo)定調(diào)，再快速完善，避免方向跑偏。
通用兜底：模板 + 復(fù)盤提前儲(chǔ)備 “短急重” 常用模板（通知、請(qǐng)示、簡(jiǎn)報(bào)、快訊等），固化格式和常用表述；任務(wù)完成后簡(jiǎn)要復(fù)盤（比如 “此次是否遺漏關(guān)鍵信息”“哪部分耗時(shí)最長(zhǎng)”），優(yōu)化后續(xù)應(yīng)對(duì)效率。
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