商務(wù)秘書禮儀
儀式是使用在正式場(chǎng)合的具有固定程序的一整套禮節(jié)，如國(guó)家的迎賓儀式、會(huì)議的開(kāi)幕式、民間的婚禮等。那么商務(wù)秘書日常交往的禮儀有哪些呢?一起來(lái)看看!
商務(wù)秘書禮儀 1
1.見(jiàn)面禮儀
1.稱呼、致意、介紹和握手這些是人們平常見(jiàn)面時(shí)的禮節(jié)。與人交往，初次印象很重要.能否給人留下一個(gè)好的印象，往往取決于你與人見(jiàn)面后幾十秒鐘內(nèi)的表現(xiàn)。
(1)稱呼。
在公務(wù)活動(dòng)中，人們習(xí)慣按人的職稱來(lái)稱呼，一般在姓氏后面加上職務(wù)或職稱。
在國(guó)際交往中，一般稱男士為先生;對(duì)于女性,沒(méi)有結(jié)婚的稱“小姐”，對(duì)戴結(jié)婚戒指的(戴在左手無(wú)名指上的)女性，可稱“夫人”;對(duì)婚姻狀況不明的女性最為合適的稱呼是“女士”，稱“小姐”也無(wú)不可(不要看年紀(jì)大就稱夫人，如對(duì)方?jīng)]有結(jié)婚，這樣的稱呼會(huì)令對(duì)方感到不愉快)。有博士頭銜的，可稱“某博士”。
(2)致意。
這是最簡(jiǎn)單、最常用的禮節(jié)。點(diǎn)頭、微笑，都是致意。致意的次序是:職位低者、年輕者、男性先向?qū)Ψ街乱狻?/p>
(3)握手。
為了表示歡迎、祝賀、慰問(wèn)、鼓勵(lì)等意思，我們常常需要握手。
在公務(wù)活動(dòng)中，握手的次序是:職位高者、年齡長(zhǎng)者、地位尊者以及女士、主人先伸手表示歡迎等意思，職位低者、年齡輕者、地位卑者以及男士、客人也應(yīng)及時(shí)伸手相握，否則，對(duì)方會(huì)感到尷尬。
在國(guó)內(nèi)，我們習(xí)慣讓更需尊敬的一方先伸手。
在國(guó)際上，特別是最近以來(lái),這一次序變得不太重要了,誰(shuí)先伸手問(wèn)題都不大，這是禮儀方面新的變化，值得關(guān)注。
握手時(shí)，目光要看著對(duì)方，不要游移不定，也不要看著別人，握手的力度要適中，不重不輕地握手幾秒鐘即可，不要握著手上下抖動(dòng)，也不要長(zhǎng)時(shí)間地握手談話(異性之間長(zhǎng)時(shí)間握手而談的，只有情侶)。
有時(shí)涉外場(chǎng)合需要照相，握著的手則不要很快松開(kāi)。
握手的時(shí)候，要脫下手套.女性除非戴著與服裝相配的、作為服裝整體一部分的手套，否則也應(yīng)摘下手套。
日本人習(xí)慣鞠躬，一些阿拉伯人習(xí)慣行撫胸禮，泰國(guó)人則行合十禮，我們應(yīng)該尊重他們的習(xí)慣。
各國(guó)的禮儀習(xí)慣千差萬(wàn)別.秘書多了解這方面的情況,能夠更好地為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀。
(4)介紹。
在涉外活動(dòng)中，介紹是常用的禮節(jié)，是使陌生的雙方相識(shí)的必不可少的禮節(jié)。
介紹分為自我介紹和他人介紹兩種方式:
自我介紹的.基本內(nèi)容有:姓名、職務(wù)(公務(wù)場(chǎng)合)或與主人之間的關(guān)系(社交場(chǎng)合)。
為他人介紹時(shí)：先要了解被介紹雙方有無(wú)相識(shí)的愿望或必要。一般來(lái)說(shuō)，身份和地位懸殊的雙方就沒(méi)有必要介紹了。
為他人介紹時(shí)：講究介紹順序，即先把男性介紹給女性，把年輕人介紹給老年人，把職位低者介紹給職位高的，以此表示對(duì)后者的尊重。
在公務(wù)活動(dòng)中，一般不考慮女士?jī)?yōu)先的原則，而是以身份、地位為首選因素。
2.名片禮儀
隨著社會(huì)的發(fā)展，名片已經(jīng)成為社會(huì)交際中不可缺少的工具之一。名片主要用于自我介紹和建立聯(lián)系之用，也可作為簡(jiǎn)單的禮節(jié)性通信往來(lái)，表示祝賀、感謝、辭行、慰問(wèn)等。由于名片上記載了很多信息，因此受到人們的重視。
接待外國(guó)客人，尤其是日本、韓國(guó)的客人時(shí)，見(jiàn)面交換名片是不可省去的禮節(jié)。
1)名片的格式
(1)常見(jiàn)的名片規(guī)格是9cmX5.5cm和10cmX7cm兩種。
(2)名片文字的排印有豎排和橫排兩種。
(3)橫排時(shí)，一般左上角是任職單位和部門，姓名、職務(wù)在中間，通信地址、電話號(hào)碼、郵政編碼在右下角。
(4)豎排時(shí)，任職公司、部門寫在右上角，姓名、職務(wù)在中間，通信地址、電話號(hào)碼、郵政編碼在左下角。
2)名片的放置
(1)隨身攜帶的名片，應(yīng)放在易掏出的地方，如衣服的上衣口袋。
(2)一般來(lái)說(shuō)，名片最好放在專用的名片盒或名片夾中。
(3)存放他人的名片也應(yīng)放入專用的名片簿中，既示尊重，又便于查找。
3)名片的交換
(1)要雙手拿住名片上方把字正面朝向?qū)Ψ�，以齊胸的高度遞上，并說(shuō)“這是我的名片，請(qǐng)多指教”這樣的話。
(2)接受名片時(shí)，也要畢恭畢敬，雙手捧接，接過(guò)后，一定要仔細(xì)看一遍，不懂之處當(dāng)下請(qǐng)教。有時(shí)可以有意識(shí)地重復(fù)一下對(duì)方的姓名和職務(wù)，以示仰慕。
(3)絕對(duì)不可以用一只手去接名片，看也不看一眼就裝進(jìn)口袋或放到桌子上。
(4)若要把名片放桌子上，不能在名片上壓東西。
(5)如果一次同很多人交換名片，且都是初交，那最好依照座次來(lái)交換，并默記對(duì)方的職務(wù)和姓名，以防弄錯(cuò)。
4)名片的索要
向他人索要名片時(shí)，不要直接開(kāi)口，而是要含蓄地向?qū)Ψ阶屑?xì)地詢問(wèn)姓名、單位、地址、電話等。如“XX先生、小姐，今后想向你請(qǐng)教，怎樣能找到你?”、“XX先生小姐，今后怎樣和你取得聯(lián)系?：”。若對(duì)方愿意，一定會(huì)送給你一張名片。
3.拜訪約會(huì)的禮儀
(1)預(yù)約
在現(xiàn)代社會(huì)，拜訪以前先預(yù)約，已是約定俗成的規(guī)矩，應(yīng)盡量不做不速之客。
(2)拜訪前的準(zhǔn)備
“有備而來(lái)”的成功率會(huì)比隨意而訪的成功率大得多。
準(zhǔn)備得越充分，拜訪和商談就會(huì)越順利。
首先，要做好背景材料以及相關(guān)文件的準(zhǔn)備工作。
其次，要做好心理準(zhǔn)備。
再次，要做好服飾準(zhǔn)備。
(3)赴約
遵時(shí)守約的原則。遵守時(shí)間是涉外人員最基本的素質(zhì)之一。
涉外秘書要多了解拜訪對(duì)象的風(fēng)俗習(xí)慣，以免拜訪時(shí)產(chǎn)生溝通障礙。
約束自己的言行。不論是公務(wù)拜訪，還是私人拜訪，都要注意自己的言行舉止，做到舉止得體而不拘謹(jǐn)，目光專注而不游移,聲調(diào)適度而不過(guò)高，話題明確而不犯忌。
公務(wù)拜訪時(shí):要先向?qū)Ψ截?fù)責(zé)接待的人員打招呼，報(bào)上自己一行人的單位、姓名以及拜訪對(duì)象的姓名,然后安靜耐心地等待接見(jiàn).
在會(huì)客室等待接見(jiàn)時(shí):不可大聲談笑，也不要對(duì)會(huì)客室的布置指指點(diǎn)點(diǎn)，要按照接待人員的安排就座，安靜等待。
(4)及時(shí)告辭
要想做受歡迎的客人，及時(shí)告辭是要點(diǎn)之一。這一舉動(dòng)能表現(xiàn)出對(duì)主人的理解和尊重，并且也能表明我方的工作效率和修養(yǎng)。
4.談話的禮儀
(1)語(yǔ)言與話題的選擇
在對(duì)外交往中，選用的語(yǔ)言是有講究的。
在正式的官方活動(dòng)中:需要使用本國(guó)的國(guó)語(yǔ)，以體現(xiàn)國(guó)家主權(quán)的尊嚴(yán)。
在非官方的商務(wù)活動(dòng)中:可以使用國(guó)際通用的語(yǔ)言或是雙方都懂的語(yǔ)言，或者配備翻譯。
話題的選擇，不僅僅是技巧問(wèn)題、禮儀問(wèn)題，有時(shí)甚至可以成為政治問(wèn)題，以致造成外交方面的糾紛，所以務(wù)必要小心.
以下的話題，是應(yīng)該避開(kāi)的:
�、僬卧掝}。
�、趥�(gè)人隱私問(wèn)題。
③非議他人
�、苡顾紫铝鞯脑掝}。
(2)談話的態(tài)度
在對(duì)外交往中，我們總會(huì)發(fā)現(xiàn)雙方的觀點(diǎn)、處理問(wèn)題的方法有許多不同之處。
在談話態(tài)度上表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:
�、僬\(chéng)懇坦率。
�、诿鞔_直率。
�、蹐�(jiān)持原則。
(3)聲音與語(yǔ)氣
在涉外工作中，秘書特別要注意控制自己的音量。中國(guó)人說(shuō)話的聲音一般比較大。但在國(guó)際禮儀中，以說(shuō)話聲音適度為有修養(yǎng)。
所謂的適度:是以能讓參加者聽(tīng)清而不影響其他的人為準(zhǔn),這樣的音量相對(duì)于中國(guó)人來(lái)說(shuō)是偏低的。
另外，語(yǔ)氣很重要:
一方面語(yǔ)氣要體現(xiàn)禮貌，多用謙詞敬語(yǔ);
另一方面，不論對(duì)方單位規(guī)模多大、多么著名，己方也要不卑不亢，不能曲意奉承、委曲求全，以至于丟失了自己的人格和國(guó)格。
(4)傾聽(tīng)者的禮貌
作為傾聽(tīng)的一方，相對(duì)比較被動(dòng)。
傾聽(tīng)者應(yīng)該學(xué)會(huì)從談話中獲得有益的信息。
作為傾聽(tīng)者，要和說(shuō)話者有眼光上的交流和語(yǔ)言上的呼應(yīng)。
商務(wù)秘書禮儀 2
聽(tīng) 電 話
公司接聽(tīng)電話應(yīng)該是非常正規(guī)的——在禮貌稱呼之后，先主動(dòng)報(bào)出公司或部門的名稱。如：“您好，這里是**公司，請(qǐng)問(wèn)您找哪位?”。很多人會(huì)習(xí)慣性的有防備意識(shí)或覺(jué)得不重要，接聽(tīng)電話時(shí)不報(bào)備自己的崗位或名字。但往往在這些小細(xì)節(jié)方面才是體現(xiàn)教養(yǎng)的禮貌性。
在長(zhǎng)途電話的禮儀細(xì)節(jié)中，當(dāng)你給別人打長(zhǎng)途電話請(qǐng)求別人的幫助，如果對(duì)方正好不在，你應(yīng)該選一個(gè)合適的時(shí)間再打過(guò)去，最好不要讓對(duì)方回電。
如果打電話撥錯(cuò)了號(hào)碼，應(yīng)當(dāng)禮貌地說(shuō)一聲“對(duì)不起，我撥錯(cuò)了號(hào)碼”。如果接到撥錯(cuò)的電話，應(yīng)當(dāng)客氣地告訴對(duì)方打錯(cuò)了，請(qǐng)他重?fù)�，不要使�?duì)方難堪。
如果是在跨國(guó)公司的辦公室，來(lái)電必須在第二聲鈴響之后迅速接起，如果在鈴響超過(guò)三聲后才接聽(tīng)，就要禮貌地說(shuō)一句“抱歉，讓您久等了”。
當(dāng)來(lái)電話的人說(shuō)明要找誰(shuí)之后，通常有三種情況：
一是剛好是本人接電話;此時(shí)應(yīng)該回答“我就是，請(qǐng)問(wèn)您是哪位?”
二是本人在，但不是他接電話，需要轉(zhuǎn)接;此時(shí)應(yīng)該這么說(shuō)“他就在旁邊，請(qǐng)稍等�！被蛘摺罢�(qǐng)稍等，我?guī)湍D(zhuǎn)過(guò)去，請(qǐng)問(wèn)您貴姓?”。
三是他不在辦公室。接電話的人要這么說(shuō)“對(duì)不起，他剛好出去了，您需要留話嗎”不要只說(shuō)一聲“不在”。
還有一種情況是，如果你和某人正在他的辦公室談話，此時(shí)電話突然響了，該怎么辦呢?當(dāng)對(duì)方接到緊急電話時(shí)，你需要請(qǐng)求是否要避嫌“請(qǐng)問(wèn)，我是不是該出去一會(huì)兒呢?”。第二是談話中你接到緊急電話，你應(yīng)該這么說(shuō)“對(duì)不起，我得接個(gè)電話”。
總之，接電話的禮儀就是不要留下不愉快的交流，給人好的心情，自己心情也會(huì)變好。
秘 書 應(yīng) 有 的 電 話 禮 儀
秘書就是一個(gè)企業(yè)的窗口，很多人都是通過(guò)這個(gè)職務(wù)來(lái)認(rèn)識(shí)企業(yè)的商務(wù)形象。作為一名秘書，要懂得基本的商務(wù)禮儀，特別是電話禮儀。很多公司應(yīng)聘秘書的要求也有考核面試者是否有良好的電話禮儀。
商務(wù)環(huán)境中，秘書接聽(tīng)電話時(shí)，首先要能區(qū)分什么電話需要她本人直接轉(zhuǎn)給老板，什么電話需要她自己來(lái)處理，而什么電話又需要轉(zhuǎn)給其他的人。
換句話說(shuō)，作為秘書，一頂要多了解公司，清楚什么人負(fù)責(zé)什么事，以便當(dāng)老板不在的時(shí)候，知道將電話轉(zhuǎn)給其他也有能力解決此類問(wèn)題的人。這對(duì)秘書職業(yè)素質(zhì)的培訓(xùn)至關(guān)重要。
做 好 電 話 留 言
當(dāng)別人給你打電話時(shí)，禮貌的做法是當(dāng)天回電給對(duì)方。如果你沒(méi)接到電話，最好是兩天之內(nèi)回電。如果你實(shí)在沒(méi)辦法立即回電，那么，在兩天之內(nèi)，請(qǐng)別人替你回電。
在辦公室里，當(dāng)你接聽(tīng)恰好外出辦事的同事的電話時(shí)，要替同事做好電話留言，包括來(lái)電者的'姓名、電話。在家中也是一樣。無(wú)論是生活中，還是工作中，我們都應(yīng)當(dāng)多替他人想。
現(xiàn)在很多人都在電話上安裝了錄音裝置，外出時(shí)將其打開(kāi)，就可以把打來(lái)的電話留言錄下來(lái)。在錄制自己的話音時(shí)，要注意措辭。
如果是公司電話，可以這么說(shuō)“您好，這里是**公司，我們的辦公時(shí)間是工作日早九點(diǎn)到晚五點(diǎn)。請(qǐng)您聽(tīng)到提示音后留言，謝謝!”
如果是住宅電話，直接說(shuō)“您好，請(qǐng)留言，謝謝”便可，而不必過(guò)多透露個(gè)人消息。給別人留言時(shí)，最重要的是清晰地說(shuō)出你的姓名，慢慢地講出你的回電號(hào)碼和簡(jiǎn)潔的信息，最好能將電話號(hào)碼慢慢地重復(fù)一遍。
商務(wù)秘書禮儀 3
(1)秘書著裝的基本要求：
第一，色彩要素。俗話說(shuō)：“沒(méi)有不美的色彩，只有不美的搭配�！鄙嗜绻钆浜侠�，就會(huì)恰到好處，取得事半功倍的效果。反之，如果搭配不合理，就會(huì)失去整體美，破壞視覺(jué)的和諧美感。女秘書的職業(yè)裝色調(diào)應(yīng)該單一一點(diǎn)，不可以“色彩斑斕”。女秘書應(yīng)該多多注意“三色原則”。三色原則是在國(guó)外經(jīng)典商務(wù)禮儀規(guī)范中被強(qiáng)調(diào)的，國(guó)內(nèi)著名禮儀專家也多次強(qiáng)調(diào)過(guò)這一原則。所謂“三色原則”，是指全身上下的衣著，應(yīng)當(dāng)保持在三種色彩之內(nèi)，即女秘書的套裝、襯衫、鞋襪，一般不應(yīng)超過(guò)三種顏色。這是因?yàn)閺囊曈X(jué)上講，服裝的色彩在三種以內(nèi)較好搭配。一旦超過(guò)三種顏色就會(huì)顯得雜亂無(wú)章。
第二，體形要素。人有高矮、胖瘦之分。絕大多數(shù)人體形上或多或少受到一些先天局限，有這樣或那樣的缺陷，這就需要通過(guò)服裝搭配加以彌補(bǔ)和修飾，使自己更具美感。首先要了解自己的體形特點(diǎn)，再選擇適合的職業(yè)女裝，自然會(huì)達(dá)到理想效果。比如H形體形，屬于偏胖，沒(méi)什么腰身，這類女秘書適宜選擇腰身合體、線條簡(jiǎn)潔的職業(yè)裝。I形體形，屬于偏瘦，適宜選擇衣領(lǐng)處有褶皺，配有飾邊的衣服。Y形體形，就是腿部可能長(zhǎng)得比較修長(zhǎng)，線條比較好看，上半身不適宜穿緊身衣，所以要求上面相對(duì)寬松，就轉(zhuǎn)移了別人的視線。
第三，膚色要素。選擇與搭配職業(yè)女裝時(shí)也要考慮自己的膚色，服裝的色彩要與自己的膚色相協(xié)調(diào)。
第四，年齡要素。女秘書的年齡不同，應(yīng)選擇不同的服裝。年輕的女秘書可以選擇紅、粉紅、黃、綠等色彩比較鮮艷的顏色，款式上選擇比較時(shí)尚、前衛(wèi)，如西裝上衣是單個(gè)扣的，因?yàn)樗齻冇谢盍εc朝氣。而年齡較大的女秘書一般選擇黑、灰、海軍藍(lán)等顏色，款式的選擇上比較保守，這樣可以凸顯她們的成熟與穩(wěn)重。
(2) 稱謂的選擇和使用
一般情況下，在商務(wù)活動(dòng)中，有兩套稱謂方法，第一種就是稱對(duì)方為某某先生、某某女士，這也是最為穩(wěn)妥和最為普遍的一種稱謂方式;
第二種我們可以稱呼對(duì)方為某某經(jīng)理、某某主管、某某總監(jiān)，以及某某領(lǐng)導(dǎo)，就是說(shuō)直接稱謂他的職務(wù)。
(3) 握手
握手的'次序，一般都是女士先伸手，男士再握手。領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)以及長(zhǎng)輩先伸手，下級(jí)和晚輩再握手。
握手時(shí)，對(duì)方伸出手后，我們應(yīng)該迅速地迎上去，握手的時(shí)候最應(yīng)該避免的是很多人互相地交叉握手。
握手時(shí)還要避免上下過(guò)分地?fù)u動(dòng)。
(4) 相互介紹
在相互介紹的時(shí)候，應(yīng)該注意順序的選擇，一般先由職位高的人開(kāi)始介紹，如果是分為主方和客方的話，應(yīng)該是先把主方介紹給客方，然后再把客方介紹給主方。
(5) 互換名片
要雙手拿出自己的名片，這時(shí)候有一個(gè)停頓，要注意將名片的方向調(diào)整到最適合對(duì)方觀看的位置，再雙手遞過(guò)去。雙手接過(guò)對(duì)方的名片，要簡(jiǎn)單地看一下上面的內(nèi)容，既不要把它直接放在兜里或放在其他位置根本不看，也不要長(zhǎng)時(shí)間地拿在手里不停地?cái)[弄，而應(yīng)該把名片放在專用的名片夾中，盡量避免把名片放在口袋中，或者放在其他的位置。
(6) 其他注意事項(xiàng)
社交場(chǎng)所是禁止吸煙，禁止大聲喧嘩的，要注意音量的控制
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