秘書溝通的技巧
通過企業(yè)秘書的有效溝通和串聯(lián)，企業(yè)中的各個層級人員之間能夠有效及時消除分歧，減少誤會，保障企業(yè)文化氛圍和諧愉悅，從而促進(jìn)企業(yè)工作順利有序開展。下面小編準(zhǔn)備了關(guān)于秘書溝通的技巧，提供給大家參考!
秘書溝通的技巧
一、企業(yè)秘書溝通工作特點
(一)所處地位非固定性
企業(yè)中基本所有崗位的職員在日常工作中都有明確的崗位和職責(zé)，從而也明確了自身所處地位，而秘書所處地位具有非固定性，從而也無法明確其地位，若秘書處理上級領(lǐng)導(dǎo)之間的信息溝通工作，自身處于下級地位，其所承擔(dān)的工作是對上級負(fù)責(zé);而與其他職能部門的職員進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，其處于平級關(guān)系。企業(yè)秘書進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)往往使其在不同地位和不同層次關(guān)系之中轉(zhuǎn)換，而轉(zhuǎn)換的頻率也決定了秘書溝通工作的與眾不同和非固定性。
(二)所有權(quán)力非支配性
在一般企業(yè)中，秘書從事收集信息、文件運轉(zhuǎn)、通訊處理以及其他日常事務(wù)和雜務(wù)等工作。與其他普通員工相比，秘書往往是整個企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和負(fù)責(zé)人的信息傳達(dá)人員，承擔(dān)著上情下達(dá)，保障上級的精神指示及時下達(dá)到各個部門和員工，這決定了秘書的工作往往是在領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)下開展，代表負(fù)責(zé)人意向，從而具有較大的影響力。然而這種工作性質(zhì)又不能決定了秘書在企業(yè)內(nèi)具有管理某部門人員并具有支配權(quán)力的地位，即并不具有權(quán)利支配性，出現(xiàn)了自身地位和所傳達(dá)的意思級別不相匹配的矛盾，決定企業(yè)秘書在日常溝通工作中需要妥善處理這種不匹配可能引發(fā)的不協(xié)調(diào)，運用一定的技巧保障領(lǐng)導(dǎo)部門信息及時無誤傳達(dá)的同時使各部門員工接受秘書所進(jìn)行的溝通工作。
二、企業(yè)秘書提高溝通技巧所需素質(zhì)
(一)具有高尚道德素質(zhì)
古語云“有德方立天下”。秘書日常工作是將領(lǐng)導(dǎo)部門的信息及時準(zhǔn)確傳達(dá)給企業(yè)的其他部門，這就使得秘書能夠有機(jī)會首先接觸到企業(yè)較為機(jī)密的信息文件，而這些機(jī)密信息尚未公開或者只能對部分人員公開時，如若泄密可能對企業(yè)發(fā)展造成重大影響，導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)營利潤受損，嚴(yán)重的信息泄密甚至?xí)沟闷髽I(yè)面臨經(jīng)營困難以及瀕臨倒閉的困境。另一方面，企業(yè)秘書在日常工作中應(yīng)當(dāng)權(quán)衡清楚保密工作的時點和程度，在領(lǐng)導(dǎo)指示能夠?qū)⑿畔⒐_時應(yīng)當(dāng)及時向有關(guān)人員公開，不得以個人喜惡判斷是否要將信息公開，以免影響到企業(yè)正常運行和信息及時有效性。正確處理相關(guān)問題是企業(yè)秘書開展溝通協(xié)調(diào)工作的重要基礎(chǔ)。
(二)較強(qiáng)說服他人能力
在企業(yè)中，需要溝通協(xié)調(diào)的事項一般涉及當(dāng)事雙方價值觀產(chǎn)生分歧、自身利益出現(xiàn)沖突等較為敏感話題，無論是上級對下級的任務(wù)分配、平級之間工作協(xié)調(diào)以及領(lǐng)導(dǎo)之間信息傳達(dá)等均有可能產(chǎn)生上述問題。而企業(yè)秘書所從事的溝通協(xié)調(diào)工作恰恰是為了盡快解決上述矛盾問題，保障各部門、各級別人員之間信息互通有無同時和諧相處，如何說服存在問題的雙方成為企業(yè)秘書應(yīng)當(dāng)具有的一項基本素質(zhì)。與此同時企業(yè)秘書應(yīng)當(dāng)確認(rèn)自身工作應(yīng)當(dāng)積極主動、富有創(chuàng)造性，但根本上不能完全脫離秘書本職工作而擅做主張、任意妄為，在沒有得到領(lǐng)導(dǎo)同意下隨意篡改工作安排和指導(dǎo)意見，造成企業(yè)潛在風(fēng)險。
三、如何提高企業(yè)秘書溝通技巧
(一)企業(yè)溝通工作原則
1.認(rèn)真傾聽原則。企業(yè)秘書在進(jìn)行內(nèi)部溝通的基礎(chǔ)是充分了解發(fā)生矛盾和摩擦雙方的立場和想法，為了達(dá)到溝通的目的，溝通之前要盡量擺脫自身對于某一方的偏見或成見，將注意力放到此次溝通待解決的問題上，從而在溝通之間建立了雙方平等基礎(chǔ)。在溝通中，企業(yè)秘書需要面對對方，讓對方意識到彼此交流的嚴(yán)肅認(rèn)真性，同時使得被溝通方式自然產(chǎn)生親近感，有利于溝通的順利進(jìn)行。
2.態(tài)度謙遜原則。企業(yè)秘書開展溝通工作除了認(rèn)真傾聽和信息及時準(zhǔn)確外，溝通態(tài)度也是十分重要的原則。由于秘書所處地位具有非固定性，從而也無法明確其地位，企業(yè)秘書進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)往往使其在不同地位和不同層次關(guān)系之中轉(zhuǎn)換，決定企業(yè)秘書在日常溝通工作中需要用謙遜的態(tài)度妥善處理這種不匹配可能引發(fā)的不協(xié)調(diào)。企業(yè)秘書在溝通之前，一定要明確自身角色定位，調(diào)整好溝通中自身應(yīng)有的心態(tài)，如果企業(yè)秘書態(tài)度傲慢、目中無人，“挾天子以令諸侯”，就很容易使得被溝通對象產(chǎn)生厭惡情緒，對溝通工作極度反感，難達(dá)到有效溝通的既定目標(biāo)。而保持謙遜的態(tài)度，彬彬有禮，被溝通者樂于接受，再進(jìn)行溝通就會達(dá)到事半功倍的效果。
(二)企業(yè)秘書溝通技巧
1.語言技巧是有效溝通的利器。常言道：“良言一句三冬暖”。企業(yè)秘書在溝通工作中必須講究語言技巧，說話適度，講究分寸，善于對溝通所獲得的信息進(jìn)行篩選整理。不論是“上傳下達(dá)”還是“下情上達(dá)”，都要努力保持準(zhǔn)確、客觀、全面。在確保主要信息“準(zhǔn)確”的前提下，秘書在傳達(dá)信息時不能簡單地成為傳聲筒，而是要注意過濾篩選信息。另一方面信息過濾與準(zhǔn)確傳遞信息并不矛盾，企業(yè)秘書要在準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)主要、關(guān)鍵和實質(zhì)性意圖的基礎(chǔ)上，過濾掉個人情緒化、情境性或交流隨意性的信息，這些無用信息恰恰是容易引起彼此誤解，產(chǎn)生矛盾的垃圾信息。從而有利信息傳遞和溝通工作的順利開展，消除誤解，減少矛盾，形成企業(yè)和諧人際關(guān)系的最終目的。
2.耐心足夠、表現(xiàn)親和。秘書工作是繁雜瑣碎的工作，大到幫助領(lǐng)導(dǎo)起草決策性文件、組織大型會議，小到對員工或來訪者的具體問題進(jìn)行解答，事無巨細(xì)，紛繁多樣。盡管這樣，企業(yè)秘書仍要時刻牢記自己的崗位職責(zé)，對來訪者和有訴求的員工要表現(xiàn)出親和力和足夠的耐心，切不可急躁慌張，輕易動怒，溝通時表現(xiàn)出傲慢、鄙視、一問三不知的惡劣態(tài)度。理順上下級關(guān)系、理順領(lǐng)導(dǎo)與員工的關(guān)系、理順各級內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的關(guān)系，使之達(dá)成共識，統(tǒng)一認(rèn)識，各負(fù)其責(zé)，形成內(nèi)部凝聚力，這是秘書發(fā)揮其溝通協(xié)調(diào)能力大顯身手之時，也是當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)助手和參謀的用武之地�？傊鳛槠髽I(yè)秘書要學(xué)會協(xié)調(diào)溝通的技巧和不同的工作方法，積極化解各種矛盾、統(tǒng)一各方認(rèn)識、理順各種縱橫關(guān)系，既提高了整體單位工作效率，又實現(xiàn)了秘書的自身社會價值，這正是秘書良好的溝通協(xié)調(diào)能力的魅力所在。
秘書工作中的溝通技巧
一、與領(lǐng)導(dǎo)的溝通技巧
對于秘書來說，要想當(dāng)好參謀，就要學(xué)會走向領(lǐng)導(dǎo)。但是不同的領(lǐng)導(dǎo)有著不同的性格，在與他們的溝通當(dāng)中，當(dāng)然也要因人而異，特別要把握好以下幾點：
1、在與領(lǐng)導(dǎo)溝通時要認(rèn)清自己的位置
無論何時何地，秘書人員要切記自己是領(lǐng)導(dǎo)的助手，屬于份內(nèi)的事情要認(rèn)真做好，除此以外不能擅做主張。要維護(hù)好管理層內(nèi)部的團(tuán)結(jié)，在向領(lǐng)導(dǎo)匯報、請示、反映問題時，不發(fā)表有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)個人的議論，不當(dāng)傳話筒，不說不利于團(tuán)結(jié)的話。
2、與領(lǐng)導(dǎo)溝通時要學(xué)會未雨綢繆
領(lǐng)導(dǎo)每天需要面對和解決的事情很多，為了提高溝通的質(zhì)量，秘書人員要提前把溝通的目的以及表達(dá)的方式思考成熟，對領(lǐng)導(dǎo)的工作日程也要有個清晰的了解，還要對領(lǐng)導(dǎo)的心情做個大致的揣摩，這樣既能節(jié)省時間，也能使溝通更為有效。倘若在領(lǐng)導(dǎo)日程排得很滿、心情又很糟糕的時候去與之溝通，往往會事倍功半，不但達(dá)不到溝通的目的，反而會使領(lǐng)導(dǎo)對秘書人員產(chǎn)生反感。
3、針對不同性格的領(lǐng)導(dǎo)，采取不同的溝通方法
秘書平時在與領(lǐng)導(dǎo)的接觸中，要學(xué)會觀察，學(xué)會總結(jié)。針對不同性格的領(lǐng)導(dǎo)，找出適合與之溝通的方法。比如與冷靜型的領(lǐng)導(dǎo)相處時，秘書人員可能會覺得對方難以捉摸，這就需要秘書人員善于觀察，從領(lǐng)導(dǎo)日常的工作中去了解他的喜好。在與領(lǐng)導(dǎo)溝通的過程中，多聆聽他的意見和建議，切勿自作主張;凡是領(lǐng)導(dǎo)交辦的事務(wù)，務(wù)必要做到萬無一失，對一些細(xì)微之處做到一絲不茍。這樣相處一段時間后，就會取得冷靜型領(lǐng)導(dǎo)的信任。雷厲風(fēng)行、有魄力的領(lǐng)導(dǎo)通常性格爽快，很欣賞有才能的人。因此在與他相處時，可以大膽地提出自己的想法和建議，恰到好處地施展自己各方面的才能。由于這類領(lǐng)導(dǎo)相當(dāng)有魄力，所以只要你的建議可行，他都會支持你。在和這類領(lǐng)導(dǎo)相處時，除了要扎實穩(wěn)妥地辦事之外，還要注意在領(lǐng)導(dǎo)面前把握好一個表現(xiàn)的“度”，盡管他愛才惜才，但是如果表現(xiàn)過頭，會讓這類領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為你是在故意賣弄，反倒弄巧成拙。雖然我們接觸的領(lǐng)導(dǎo)性格各異，但是只要秘書人員在工作中兢兢業(yè)業(yè)、多思考、勤學(xué)習(xí)，加上巧妙使用溝通的技巧，那么我們就能從容面對。當(dāng)然如果遇到那種極端自私、脾氣暴躁或品質(zhì)有問題的領(lǐng)導(dǎo)，最好的辦法就是選擇離開，因為和這種類型的領(lǐng)導(dǎo)相處，不僅會感到溝通是件異常困難的事情，而且工作上也會帶來很多意想不到的麻煩。
二、與同事的溝通技巧
在一個單位里面，秘書除了要面對領(lǐng)導(dǎo)，更多的時候是要面對各位同事。為了使各項工作順利開展，秘書人員在與同事相處時要把握好以下幾點：
1、尊重他人，隨和待人
每個人都渴望得到別人的尊重，尊重別人也就等于尊重自己。所以，在與同事的接觸中，秘書人員要牢記：不該問的話堅決不問，不該開的玩笑堅決不開，不在任何同事面前說三道四。對每一位同事都平等相待，千萬不要因為對某個人有意見或看不慣，就不屑于與其說話，這樣很不利于團(tuán)結(jié)。有時簡單的一聲問候就能營造和諧的氛圍，使工作順利開展。
2、講究誠信，寬容待人
誠信是人與人之間溝通的基礎(chǔ)秘書人員在與同事相處時，要樹立“誠信第一”的觀念，答應(yīng)別人的事情要做到言必信，行必果。即使由于某種原因沒有做到，也要誠懇地向?qū)Ψ秸f明，取得對方的諒解。對于同事的一些小缺點和小毛病，不能挖苦諷刺;對于聽到的一些關(guān)于議論自己的言論，也用不著去追根問底，要以一顆平常心對待，有則改之，無則加勉，范文《秘書工作中的溝通技巧》。當(dāng)然在工作中我們難免會和同事有一些磕磕絆絆，這時，要學(xué)會主動找同事和解，只要真誠地向?qū)Ψ浇忉屒宄�，相信一定會贏得對方的理解�？傊�，寬容是一種美德，它會讓周圍的人更加尊重你。
3、做老實人、說老實話、辦老實事
很多人認(rèn)為秘書是領(lǐng)導(dǎo)身邊的人，不好接近。作為秘書想要消除同事的這種誤會，就必須在和同事的相處中，堅持實事求是的原則，有多大能力辦多大的事情，不要高高在上，更不要到處炫耀自己的成績，要保持謙虛謹(jǐn)慎、踏踏實實的工作作風(fēng)。
4、關(guān)心他人，有良好的協(xié)作精神
要想和同事很好的溝通，就要善于在“情”字上下功夫，無論是在工作中，還是在生活上，要學(xué)會和同事溝通感情。同事在工作中遇到了難題向你請教時，要耐心地解答，做到知無不言，言無不盡;同事在生活中遇到了難處時，要在精神上或者物質(zhì)上及時給予幫助，使他感受到溫暖。某些工作需要與同事配合進(jìn)行時，要學(xué)會主動承擔(dān)責(zé)任，不斤斤計較。這樣，會讓同事認(rèn)為你是一個很好的合作伙伴，從而愿意與你共事，工作的效率也會提高很多。
三、與群眾的溝通技巧
辦公室是一個職能部門，經(jīng)常要接觸來訪或辦事的群眾，秘書與他們溝通時要把握好以下兩個原則：
1、注重禮儀，微笑服務(wù)，態(tài)度積極
由于辦公室代表著一個單位的形象，所以秘書人員一定要注意自己的自身形象，包括穿著打扮、說話的語氣和用詞。無論來訪者是何種身份，秘書人員都要笑臉相迎，給來者留下美好的第一印象。要主動詢問來訪者的來由和目的，盡可能地幫他們提供相關(guān)的服務(wù)。在接聽電話時，要主動問候來電者，并詢問他所要找的人或所要辦的事，語氣要平緩，不能生硬。必要時要準(zhǔn)確記錄來電者的重要信息，并及時幫他轉(zhuǎn)達(dá)或辦理。
2、耐心地傾聽，積極地協(xié)調(diào)
辦公室常常會遇到一些帶有負(fù)面情緒的來訪者，這時秘書人員首先要做一個忠實的聽眾，允許他們把心里話發(fā)泄出來，從中找出問題的癥結(jié)所在。可以辦理的，要與有關(guān)部門積極地協(xié)商，及時給予解決;因種種原因不能辦理或無法解決的除了穩(wěn)定來訪者的情緒外，還要動之以情，曉之以理，耐心地向他們解釋清楚，盡可能地使他們滿意而歸。對于那些不講道理、故意刁難的來訪者，最好的辦法是使用緩兵之計，委婉地勸說來者先回去，了解情況后再說。
總之，秘書的工作比較繁雜，要想當(dāng)好秘書這個角色，就要學(xué)會處理方方面面的關(guān)系，也就是說要學(xué)會溝通。有效的溝通不僅能使工作環(huán)境變得輕松愉快，在開展各項工作時，更加游刃有余，還會使一個單位的整體形象在無形中得到進(jìn)一步的提高。
【秘書溝通的技巧】相關(guān)文章：
秘書溝通技巧09-22
秘書工作溝通技巧05-12
秘書工作的溝通技巧07-18
秘書工作溝通技巧有哪些08-22
秘書溝通的途經(jīng)08-16
溝通方式及溝通技巧09-06
經(jīng)典溝通技巧08-06
管理溝通技巧案例-管理溝通技巧06-09
職場溝通技巧-職場溝通技巧有哪些08-04